Principales interfaces avec les services de l'organisation

Gestion

Le gestionnaire du risque de crédit et de recouvrement doit maintenir une communication permanente avec la direction de l'organisation afin d'aligner la politique de crédit et de recouvrement sur la vision, la stratégie et les politiques de l'organisation. Cela permet de s'assurer que les pratiques de gestion du crédit soutiennent les objectifs généraux de l'organisation et sont intégrées dans ses processus de planification stratégique.

Marketing

Le Credit Risk Manager de l'organisation doit faire partie de l'équipe chargée d'approuver les activités promotionnelles déclarées par l'organisation. En tant que prolongement du directeur financier, il doit s'assurer que les promotions respectent certains critères :

• le respect de la législation fiscale: Par exemple, dans une transaction impliquant des paiements pour des ventes d'équipement, il est essentiel d'émettre la facture au moment de la livraison de l'équipement, et non pas sous forme de factures fractionnées pour différents paiements.
• Facturation correcte: Dans le cas de promotions sous forme de rabais, l'équipe chargée du crédit et du recouvrement doit s'assurer que les systèmes de facturation reconnaissent correctement le client en fonction de l'offre.
• la faisabilité du contrôle du crédit: Les promotions précisent souvent les conditions de paiement et les modes de paiement disponibles pour les clients, ainsi que les garanties exigées. Étant donné la large portée de ces offres, la formulation de la proposition au client doit être approuvée par les responsables du contrôle des crédits, ou il faut s'assurer que le contrat comporte une clause permettant l'approbation ou le rejet ultérieur de la transaction par l'équipe de contrôle des crédits.

Cette approche garantit que toutes les activités promotionnelles sont non seulement attrayantes pour le client, mais aussi financièrement viables et sûres pour l'organisation, en accord avec ses objectifs stratégiques et financiers plus larges.

Vente

L'interface avec le département des ventes doit être solide à plusieurs égards :

• Formation aux questions de crédit : Idéalement, le gestionnaire du risque de crédit devrait superviser la formation des directeurs et des représentants des ventes à l'octroi correct et adéquat de crédits aux clients, en les guidant à travers les problèmes potentiels qu'ils peuvent rencontrer. Il doit également doter les directeurs des ventes des outils juridiques commerciaux de base pour gérer leurs interactions avec les clients en conséquence.
• Contrôle du crédit: Une interface bidirectionnelle est essentielle pour garantir que le risque de crédit est géré sans nuire aux ventes, conformément à la politique établie.
• Recueillir des informations importantes sur les clients: En tant que point de contact de l'organisation, le représentant commercial connaît les clients et les "vit". Les informations qu'il détient peuvent aider à prendre des décisions de crédit précises concernant les clients de l'organisation. En outre, la collecte d'informations précises et complètes sur le client, telles que les données personnelles et l'identité de la partie payante, aidera le service de recouvrement à s'acquitter de ses tâches de manière plus efficace et efficiente.
• Aide au recouvrement des dettes en souffrance: Dans les cas où un client accumule des dettes en souffrance, l'aide qu'un représentant commercial peut apporter au recouvrement sur le terrain auprès du client est d'une grande valeur.

Cette synergie entre les départements des ventes et du crédit est cruciale pour maintenir un environnement de crédit sain au sein de l'organisation, garantissant à la fois la croissance des ventes et une gestion efficace des risques.

Commandes et approvisionnement

L'équipe de gestion du crédit et du recouvrement doit être parfaitement familiarisée avec le processus de réception des commandes de l'organisation et veiller à ce qu'il soit exécuté conformément à la politique de crédit de l'organisation.

Il incombe au gestionnaire du risque de crédit et du recouvrement de dispenser une formation appropriée au personnel chargé du traitement des commandes (les employés responsables de l'enregistrement et de l'avancement des commandes/contrats) afin de lui permettre d'identifier de manière indépendante les problèmes potentiels liés aux contrats ou au processus de vente.

Du point de vue du contrôle du crédit, il est important de définir un "kit complet" pour les commandes et de veiller à ce que les procédures appropriées soient appliquées pour maintenir ce "kit complet". Le "kit complet" désigne l'ensemble des éléments nécessaires à l'accomplissement d'une tâche (informations, dessins, matériaux, composants, outils, etc.), ce qui permet de s'assurer que tous les éléments nécessaires sont en place pour mener à bien une commande, conformément aux politiques de crédit et aux stratégies de gestion des risques.

Comptabilité des créances et trésorerie

L'interface avec le service des comptes clients et la trésorerie de l'organisation comporte plusieurs tâches essentielles pour garantir l'exactitude des documents financiers et l'efficacité de la gestion des flux de trésorerie :

• Rapprochement mensuel entre le grand livre et le grand livre auxiliaire, ainsi qu'entre les dossiers des avocats et ceux de l'organisation, afin de s'assurer que toutes les activités financières sont correctement saisies et reflétées dans les livres de l'organisation.
• Vérification de l'enregistrement correct et opportun des recettes provenant des clients afin de maintenir des soldes de comptes exacts et de faciliter une gestion efficace du crédit.
• Vérification régulière des relevés de compte des clients afin de s'assurer de l'exactitude de l'enregistrement des transactions et des soldes.
• Enregistrement en temps utile des paiements des clients qui n'ont pas été honorés par les banques ou les sociétés de crédit, ce qui est crucial pour la tenue de registres financiers précis et la gestion des flux de trésorerie.
• Vérification de la "clôture" des montants ouverts relatifs aux clients, sur la base des rapprochements bancaires, afin de s'assurer que toutes les créances sont correctement comptabilisées et gérées.

Ces activités sont essentielles pour préserver la santé financière de l'organisation, garantir l'exactitude des rapports financiers et soutenir des stratégies de crédit et de recouvrement efficaces.

Opérations

L'interface avec les opérations implique plusieurs activités clés pour assurer la bonne livraison des marchandises aux clients et la documentation précise de ces transactions :

• Vérification des procédures de livraison au client, y compris la signature des documents et l'enregistrement de la sortie des marchandises.
• Contrôle de la documentation correcte des documents de livraison dans les systèmes de l'organisation, comme la numérisation des certificats de livraison signés par le client, la documentation de l'identification du client et l'identification du transporteur.
• Supervision d'une formation appropriée pour tous les liens logistiques et sensibilisation constante aux questions de facturation et de recouvrement.
• Souvent, le personnel logistique est le seul à pouvoir se rendre au domicile du client privé ou dans les bureaux de l'entreprise cliente. Leur sensibilisation et leur sensibilité à la détection de fraudes ou d'escroqueries peuvent être renforcées par une observation de première main (par exemple, l'identification d'entreprises fictives ou au bord de la faillite).

Ces mesures sont essentielles pour garantir que les aspects logistiques et opérationnels du crédit et du recouvrement sont traités efficacement, minimisant ainsi les risques et améliorant la capacité de l'organisation à gérer efficacement ses créances.

Service à la clientèle

L'interface avec le service à la clientèle souligne un principe directeur de cet ouvrage, à savoir que les processus de crédit et de recouvrement reflètent également l'intérêt de l'organisation à fournir un service positif au client. Par conséquent, le gestionnaire du risque de crédit et du recouvrement doit :

• Définir une politique de crédit et des procédures de recouvrement qui favorisent autant que possible la "fidélisation de la clientèle", en veillant à ce que cette politique soit correctement mise en œuvre dans les services d'assistance à la clientèle de l'organisation.
• Doter les représentants du service clientèle d'outils leur permettant d'acquérir des connaissances essentielles en matière de crédit et de recouvrement, afin d'améliorer leurs interactions avec les clients. Cela comprend les bases du droit commercial, la compréhension de la nature des différentes méthodes de paiement et des garanties, etc.
• S'assurer que les systèmes informatiques de l'organisation soutiennent les procédures de travail établies (y compris les systèmes d'aide à la vente et au service à la clientèle) et définir ces systèmes en conséquence.
• Rendre compte à la direction de l'organisation des performances de recouvrement réalisées par les employés du service clientèle (en tant que prolongement du service de recouvrement) et veiller à ce qu'ils respectent les objectifs de recouvrement de l'organisation.
• Fournir des outils structurés aux responsables de centres et aux équipes impliquées dans les collectes pour la bonne exécution de leurs tâches (définition des priorités, mécanismes d'escalade, etc.).

Ces actions sont essentielles pour intégrer les processus de crédit et de recouvrement dans le service à la clientèle, en veillant à ce que ces interactions financières contribuent positivement à l'expérience globale du client.

Service juridique

L'interface avec le service juridique de l'organisation englobe :

• Consultation concernant les conditions des accords de vente avec les clients.
• Dans le cadre du recouvrement légal : Collaboration à la supervision des accords avec les avocats externes, contrôle du processus d'annulation des dettes, traitement des demandes reconventionnelles des clients et fourniture d'avis juridiques supplémentaires sur les créances importantes.
• Négocier avec des clients stratégiques pour obtenir le recouvrement des créances.

Ces interactions garantissent que les stratégies de crédit et de recouvrement de l'organisation sont juridiquement solides, protègent les intérêts de l'organisation et gèrent efficacement les risques juridiques associés au recouvrement des créances et aux accords de vente.

IT

L'interface avec les systèmes d'information est l'un des aspects cruciaux pour un Credit and Collection Risk Manager :

• En définissant les besoins en matière de développement et de systèmes informatisés pour aider à la mise en œuvre de la politique de collecte. Leur grande expérience dans le domaine permet d'identifier les tâches manuelles qui peuvent être automatisées.
• En contrôlant l'exécution des processus automatisés liés aux activités de crédit et de recouvrement et en examinant leur conformité avec la politique de l'organisation.
• En fournissant des avis d'expert, le Credit and Collection Risk Manager doit avoir une compréhension approfondie de tous les processus automatisés de facturation et de recouvrement. L'objectif est d'émettre des avis sur la faisabilité des initiatives prévues.

Cette interaction garantit que les solutions technologiques s'alignent sur les stratégies de crédit et de recouvrement, améliorant ainsi l'efficacité et la conformité avec les politiques de l'organisation.

Audit interne

L'interface avec l'auditeur interne implique :

• Étant donné qu'il est responsable d'un large éventail de contrôles dans le domaine financier, le gestionnaire du risque de crédit et du recouvrement a de nombreuses interfaces avec l'auditeur interne. L'auditeur interne sert de bras opérationnel pour les contrôles financiers sur les recettes, chargé de superviser les contrôles appropriés et de faire rapport sur les déficiences à la fois des processus opérationnels et des contrôles de ces processus.
• Le domaine du risque de crédit et de la gestion du recouvrement est l'un des domaines examinés par l'auditeur interne. En outre, dans le domaine des audits de fraude et de détournement de fonds, il existe des collaborations où l'auditeur interne s'occupe de toutes les questions liées à la fraude au crédit des clients et aux détournements de fonds des employés, en particulier ceux qui sont chargés de recouvrer l'argent des clients.

Cette collaboration permet à l'organisation de maintenir des normes élevées en matière d'intégrité financière, de conformité et de gestion des risques, améliorant ainsi la santé et la sécurité financières globales de l'organisation.

Agent de sécurité

L'interface avec le responsable de la sécurité de l'organisation implique que le Credit Risk and Collection Manager identifie les cas de fraude, d'escroquerie et de falsification de la part des clients, des employés ou du personnel de vente. Dans de tels cas, il leur incombe de faire part de leurs constatations au responsable de la sécurité de l'organisation pour qu'il prenne des mesures disciplinaires ou juridiques. Cette collaboration permet de s'assurer que toute menace ou violation de la sécurité liée aux transactions financières est traitée de manière adéquate, afin de préserver l'intégrité et la sécurité des opérations financières de l'organisation.

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