Principales interfaces avec des entités extérieures à l'organisation

Clients

L'interface avec les clients dépend de la structure organisationnelle des activités de crédit et de recouvrement au sein de l'organisation. Dans les organisations où le service de crédit et de recouvrement opère directement avec les clients, cette interface devient primordiale. Le fait d'avoir une interface directe avec les clients exige que le personnel chargé du crédit et du recouvrement soit doté de compétences en matière de service à la clientèle. Les règles d'interaction avec les clients - que ce soit par téléphone ou en personne - doivent être claires dès le départ afin d'éviter de nuire aux relations avec les clients, car une agressivité excessive de la part du personnel de recouvrement peut parfois conduire à la perte de clients. Lorsque l'approche est adéquate et que les directives sont claires, il ne devrait pas y avoir de contradiction entre l'assurance exigée du personnel de recouvrement et le niveau de service à la clientèle attendu.

Dans d'autres organisations où le recouvrement est effectué par des centres de recouvrement, les employés des services de crédit et de recouvrement gèrent le processus et fournissent des conseils professionnels. Ils ont rarement des interfaces directes avec les clients, ce qui suscite un réel souci de "déconnexion du terrain" et de gestion des recouvrements par la seule analyse des rapports. Le responsable du crédit et du recouvrement doit maintenir une interface directe avec les clients de l'organisation, même s'il ne s'occupe pas personnellement d'eux régulièrement. Il s'agit de "sentir le terrain" et de gérer les centres de manière professionnelle.

Banques

L'interface avec les banques exige que le gestionnaire du risque de crédit et de recouvrement initie, exécute et encourage des actions concurrentielles et des optimisations avec des entités externes afin de minimiser les coûts de recouvrement (frais de gestion pour diverses opérations bancaires), y compris les frais sur les reçus retournés par les clients et d'autres entités.

L'équipe de gestion du crédit et du recouvrement est également chargée d'obtenir des explications pour tout écart dans le nombre de reçus non honorés en raison d'erreurs de procédure. Il s'agit de maintenir une relation proactive avec les banques afin de garantir des opérations bancaires efficaces et rentables, ce qui est essentiel pour optimiser les flux de trésorerie de l'organisation et réduire les dépenses financières inutiles.

Sociétés de cartes de crédit

L'interface avec les sociétés de cartes de crédit comporte des aspects uniques qui s'ajoutent à la gestion des coûts et des écarts dans l'interface avec les banques. Le gestionnaire du risque de crédit doit veiller au respect des procédures opérationnelles et des réglementations lorsqu'il traite avec les sociétés de cartes de crédit. Le non-respect des règles fixées par ces sociétés peut entraîner l'annulation de la transaction et le non-paiement. Le gestionnaire du risque de crédit doit se concentrer sur les aspects suivants :

• Les processus d'approbation des transactions, qui concernent les données d'identification du client, le montant du crédit ou du paiement et le nombre de paiements, sont bidirectionnels et comprennent une étape d'approbation du crédit par la société émettrice de la carte de crédit et parfois même la fourniture d'une certaine assurance (selon les accords) pour certaines transactions (ce qui n'est pas le cas dans les instructions bancaires standard).
• Certains motifs de non-paiement, comme le refus d'une transaction, nécessitent une gestion manuelle de l'interface avec les sociétés de cartes de crédit, la fourniture de réponses écrites et un suivi. L'absence de réponse en temps utile à la société de carte de crédit entraînera l'annulation de la transaction par la société de carte de crédit, quelle que soit la validité de la réclamation du client.

Ces interactions garantissent que les transactions sont traitées et protégées en toute sécurité, ce qui minimise les risques financiers et améliore la capacité de l'organisation à gérer efficacement ses créances.

Processeurs de paiement

L'interface avec les sociétés de compensation consiste à gérer le traitement des paiements, tels que les prélèvements bancaires via un Bank Clearing Center (BCC) ou le traitement des cartes de crédit via une société Automatic Banking Services (ABS). Cela nécessite de contrôler l'ensemble de la relation avec les sociétés de compensation :

• Révision des accords avec les sociétés de compensation.
• Des études de marché comparées avec des pairs pour vérifier les coûts de compensation.
• Contrôle de l'exhaustivité des processus de compensation, tant au niveau des systèmes d'information qu'au niveau de l'enregistrement dans les livres.
• Examiner l'exhaustivité du traitement des données incorrectes issues des processus de compensation.
• Contrôle de l'exhaustivité des frais de dossier non honorés par les sociétés de crédit ou les banques (y compris les clients qui rechargent).

Ce contrôle permet de s'assurer que toutes les transactions financières sont traitées de manière efficace et précise, en minimisant les coûts et en garantissant l'intégrité financière des opérations liées au traitement des paiements.

Cabinets d'avocats (collections)

Le gestionnaire du risque de crédit et de recouvrement est chargé de :

• Sélectionner les cabinets d'avocats appropriés pour recouvrer les "dettes difficiles" de l'organisation.
• Rédiger des contrats avantageux pour l'organisation en travaillant avec des avocats et en élaborant des procédures de travail et de rapport efficaces sous supervision.
• Contrôler les activités de ces juristes en termes d'efficacité et de protection des fonds de l'organisation.
• Suivre de près le "règlement" avec les avocats externes.
• Assurer une liaison efficace entre l'organisation et les juristes externes afin de leur fournir les informations essentielles au traitement optimal des dossiers dont ils ont la charge.

Agences de notation

Le rôle du gestionnaire du risque de crédit et de recouvrement consiste à collaborer avec les fournisseurs d'informations commerciales afin de garantir une gestion efficace du risque de crédit et des processus de recouvrement. Ses responsabilités sont les suivantes

• Sélectionner le(s) fournisseur(s) qui répond(ent) aux besoins de l'organisation.
• Choisir la gamme de services à acheter auprès de ces sociétés d'information.
• Superviser les négociations pour finaliser les contrats avec ces fournisseurs.
• Maintenir une communication permanente avec le fournisseur pour recevoir des informations, des mises à jour et des alertes concernant ses clients.
• Se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine.

Cette interface est essentielle pour obtenir des informations commerciales précises et actualisées, qui permettent de prendre des décisions éclairées en matière de gestion du risque de crédit et de recouvrement.

Assureurs du risque de crédit.

Interface avec les entreprises impliquées dans la couverture/minimisation des risques de crédit

Avant de contacter des sociétés spécialisées dans la couverture du risque de crédit, le responsable du risque de crédit et du recouvrement doit évaluer les besoins de l'organisation en matière d'acquisition d'assurance-crédit, d'escompte de créances ou de vente de créances (par le biais de l'affacturage ou de toute autre méthode). Après avoir formulé une opinion sur les besoins de l'organisation dans ce domaine, il doit :

• Évaluer les différentes solutions disponibles sur le marché et les fournisseurs existants ;
• Soutenir la négociation avec les fournisseurs concernant la spécification des besoins de l'organisation ;
• Après la signature d'un accord - contrôler la mise en œuvre de l'accord et veiller à la mise en place de processus appropriés ;
• Être responsable de la supervision des travaux et des processus financiers des sociétés de couverture.
• Au fil du temps, évaluer l'efficacité réelle de la couverture des risques. Parfois, dans les grandes entreprises, le coût de la couverture peut être plus élevé que celui des créances irrécouvrables. Dans ce cas, le responsable du crédit et du recouvrement doit envisager un changement de politique et en informer la direction.

Agences de recouvrement

Avant de contacter les sociétés de recouvrement, le gestionnaire du risque de crédit doit évaluer les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'une société de recouvrement pour le recouvrement des créances. Ensuite, il doit définir les besoins de l'organisation dans tous les processus requis :

• Examiner les différentes solutions sur le marché et évaluer les fournisseurs existants ;
• Soutenir le processus de négociation avec les fournisseurs en ce qui concerne la spécification des besoins de l'organisation ;
• Accompagner la mise en œuvre de l'accord et superviser la mise en place de processus adéquats après la signature d'un accord ;
• Réglementer la surveillance, les processus de travail et les processus financiers avec les agences de recouvrement.

Sociétés de recherche de personnes

Avant d'entrer en contact avec des sociétés de recherche de débiteurs, le gestionnaire du risque de crédit doit évaluer les avantages et les inconvénients de l'utilisation de services de recherche de débiteurs. Après cette évaluation, il doit définir clairement les besoins de l'organisation pour l'ensemble du processus :

• Examiner les différentes solutions disponibles sur le marché et évaluer les fournisseurs actuels ;
• Faciliter le processus de négociation avec ces fournisseurs, en se concentrant sur l'adaptation des services aux besoins spécifiques de l'organisation ;
• Superviser la mise en œuvre de l'accord et veiller à l'élaboration de procédures opérationnelles adéquates après l'accord ;
• Gérer les processus de surveillance, opérationnels et financiers dans les relations avec les sociétés de recherche de personnes.

Autorités fiscales

Pour le gestionnaire du risque de crédit et du recouvrement, des interfaces indirectes avec les autorités fiscales sont nécessaires pour superviser la conformité dans différents domaines, notamment :

• L'exactitude des processus de vente liés à la comptabilisation des recettes (au niveau opérationnel, tandis que le directeur financier définit la politique).
• L'exactitude des encaissements et des processus de caisse.
• L'exactitude de l'annulation des créances irrécouvrables (conformément aux directives de l'ordonnance sur l'impôt sur le revenu et de la loi sur la TVA).
• Dans les cas où les remboursements incluent des intérêts à payer aux clients, la retenue d'impôts sur ces paiements d'intérêts est obligatoire. Le responsable du crédit et du recouvrement est chargé de veiller à ce que les impôts retenus soient transférés correctement et en temps voulu aux autorités fiscales.

Audit externe

Le responsable du risque de crédit et du recouvrement doit aborder tous les aspects liés à l'interface avec les autorités fiscales lorsqu'il répond à l'auditeur externe. En outre, il est responsable de l'examen des processus de recouvrement de l'organisation, tant d'un point de vue opérationnel qu'en termes d'audit des systèmes d'information.

La responsabilité du Credit and Collections Manager dans la préparation et l'évaluation de la provision pour créances douteuses à inclure dans les états financiers de l'entreprise implique plusieurs tâches critiques visant à refléter avec précision la santé financière de l'entreprise en ce qui concerne les créances susceptibles de ne pas être recouvrées. Ce processus est essentiel pour garantir que les états financiers présentent une image fidèle de la situation financière de l'entreprise. Les responsabilités sont les suivantes

• Évaluation des créances: Le gestionnaire doit procéder à une évaluation approfondie de toutes les créances en souffrance afin d'identifier celles qui risquent de ne pas être payées. Cela implique d'analyser l'historique des paiements, la solvabilité des clients et tout autre facteur pertinent susceptible d'affecter la capacité des clients à régler leurs dettes.
• Estimation de la provision pour créances douteuses : Sur la base de l'évaluation, le gestionnaire doit estimer un montant approprié pour la provision pour créances douteuses. Il s'agit d'utiliser les données historiques sur les ventes à crédit et les expériences passées en matière de créances irrécouvrables pour prédire les radiations futures. Le gestionnaire peut appliquer diverses méthodes comptables, telles que la méthode de l'ancienneté, la méthode du pourcentage des ventes ou toute autre méthode jugée appropriée pour prévoir les créances irrécouvrables.
• Ajustement de la provision: Le gestionnaire doit ajuster la provision pour créances douteuses afin de refléter les conditions économiques actuelles, les changements dans la base de clients ou toute situation spécifique d'un client qui pourrait affecter la recouvrabilité des créances. Cela permet de s'assurer que la provision reste précise et pertinente.
• Documentation et justification: Le gestionnaire doit documenter les méthodologies utilisées et les hypothèses retenues pour estimer la provision pour créances douteuses. Il doit également être prêt à justifier l'estimation auprès des auditeurs, en fournissant des preuves et en justifiant les chiffres présentés.
• Conformité aux normes comptables: Il est essentiel que le gestionnaire s'assure que la méthode de calcul de la provision pour créances douteuses est conforme aux normes comptables pertinentes, telles que les IFRS ou les GAAP, en fonction de la juridiction. Il s'agit notamment d'adhérer aux principes de prudence si nécessaire, de veiller à ce que les créances ne soient pas surévaluées et que les dettes ne soient pas sous-évaluées.
• Rapports financiers: Le gestionnaire est responsable de la présentation exacte de la provision pour créances douteuses dans les états financiers, y compris le compte de résultat et le bilan. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec le service financier pour s'assurer que ces écritures sont correctement enregistrées et reflétées dans l'ensemble des rapports financiers de l'entreprise.
• Révision et mise à jour des politiques: Le gestionnaire doit régulièrement revoir et mettre à jour les politiques de crédit et de recouvrement en fonction des résultats du processus de provisionnement des créances irrécouvrables. Il peut s'agir de resserrer les conditions de crédit pour certains clients ou secteurs, ou de réviser les stratégies de recouvrement pour réduire les futures créances irrécouvrables.

En assumant ces responsabilités, le gestionnaire du crédit et du recouvrement joue un rôle crucial dans la gestion des risques financiers, en veillant à ce que l'entreprise comptabilise avec précision les créances irrécouvrables et en minimise l'impact sur ses états financiers.

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