Hauptschnittstellen mit Stellen außerhalb der Organisation

Kunden

Die Schnittstelle zum Kunden hängt von der Organisationsstruktur der Kredit- und Inkassotätigkeiten innerhalb des Unternehmens ab. In Unternehmen, in denen die Kredit- und Inkassoabteilung direkt mit den Kunden zusammenarbeitet, ist diese Schnittstelle die wichtigste. Ein direkter Kundenkontakt erfordert, dass das Kredit- und Inkassopersonal über Fähigkeiten im Umgang mit Kunden verfügt. Die Regeln für die Interaktion mit dem Kunden - ob telefonisch oder persönlich - müssen von vornherein klar sein, um eine Schädigung der Kundenbeziehungen zu vermeiden, da eine übermäßige Aggressivität des Inkassopersonals manchmal zum Verlust des Kunden führen kann. Wenn der Ansatz richtig ist und die Richtlinien klar sind, sollte es keinen Widerspruch zwischen der vom Inkassopersonal geforderten Durchsetzungsfähigkeit und dem erwarteten Kundendienstniveau geben.

In anderen Unternehmen, in denen das Inkasso von Inkassozentren durchgeführt wird, verwalten die Mitarbeiter der Kredit- und Inkassoabteilung den Prozess und bieten professionelle Beratung. Sie haben nur selten direkten Kontakt zu den Kunden, was zu der Sorge führt, dass sie "von der Praxis abgekoppelt" sind und das Inkasso allein durch die Analyse von Berichten verwalten. Der Leiter der Kredit- und Inkassoabteilung muss eine direkte Schnittstelle zu den Kunden des Unternehmens unterhalten, auch wenn er nicht regelmäßig persönlich mit ihnen zu tun hat. Dies ist notwendig, um "ein Gefühl für das Feld" zu bekommen und die Zentren professionell zu verwalten.

Banken

Die Schnittstelle zu den Banken erfordert, dass der Kredit- und Inkassomanager wettbewerbsfähige Maßnahmen und Optimierungen mit externen Stellen initiiert, durchführt und fördert, um die Inkassokosten (Verwaltungsgebühren für verschiedene Bankgeschäfte) zu minimieren, einschließlich der Gebühren für zurückgegebene Belege von Kunden und anderen Stellen.

Das Kredit- und Inkassomanagementteam ist auch dafür verantwortlich, Erklärungen für alle Diskrepanzen bei der Anzahl der aufgrund von Verfahrensfehlern nicht eingelösten Quittungen einzuholen. Dazu gehört auch die Pflege einer proaktiven Beziehung zu den Banken, um effiziente und kostengünstige Bankgeschäfte zu gewährleisten, was für die Optimierung des Cashflows der Organisation und die Verringerung unnötiger Finanzausgaben von entscheidender Bedeutung ist.

Kreditkartenunternehmen

Die Schnittstelle zu Kreditkartenunternehmen beinhaltet neben dem Management von Kosten und Abweichungen in der Schnittstelle zu Banken auch einzigartige Aspekte. Der Kreditrisikomanager muss sicherstellen, dass die operativen Verfahren und Vorschriften im Umgang mit Kreditkartenunternehmen eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der von diesen Unternehmen festgelegten Regeln kann zur Stornierung von Transaktionen und zur Nichtbezahlung führen. Der Kreditrisikomanager sollte sich auf die folgenden Aspekte konzentrieren:

• Die Genehmigungsverfahren für Transaktionen, die Angaben zur Kundenidentifikation, den Kredit- oder Zahlungsbetrag und die Anzahl der Zahlungen umfassen, sind bidirektional und beinhalten eine Phase der Kreditgenehmigung durch die Kreditkartengesellschaft und manchmal sogar die Gewährung bestimmter Versicherungen (je nach Vereinbarung) für einige Transaktionen (die in den Standard-Bankanweisungen nicht enthalten sind).
• Einige Gründe für die Nichtzahlung, wie z. B. die Verweigerung einer Transaktion, erfordern ein manuelles Schnittstellenmanagement mit den Kreditkartenunternehmen, die Bereitstellung schriftlicher Antworten und die Nachverfolgung. Wird dem Kreditkartenunternehmen nicht rechtzeitig geantwortet, führt dies zur Stornierung der Transaktion durch das Kreditkartenunternehmen, unabhängig von der Gültigkeit der Forderung des Kunden.

Diese Interaktionen stellen sicher, dass Transaktionen sicher verarbeitet und geschützt werden, wodurch finanzielle Risiken minimiert werden und die Fähigkeit der Organisation, ihre Forderungen effizient zu verwalten, verbessert wird.

Zahlungsabwickler

Die Schnittstelle zu den Clearingunternehmen besteht in der Verwaltung der Zahlungsabwicklung, wie z. B. Banklastschriften über ein Bank Clearing Center (BCC) oder Kreditkartenabwicklung über ein Automatic Banking Services-Unternehmen (ABS). Dies erfordert die Kontrolle über die gesamte Beziehung zu den Clearingunternehmen:

• Überprüfung von Vereinbarungen mit Clearingunternehmen.
• Marktuntersuchungen im Vergleich zu anderen Unternehmen zur Überprüfung der Clearingkosten.
• Kontrolle der Vollständigkeit der Abrechnungsvorgänge, sowohl in Bezug auf die Informationssysteme als auch auf die buchmäßige Erfassung.
• Prüfen Sie die Vollständigkeit der Bearbeitung fehlerhafter Daten, die bei den Clearingprozessen anfallen.
• Kontrolle der Vollständigkeit der von Kreditunternehmen oder Banken nicht eingelösten Bearbeitungsgebühren (einschließlich der Aufladung von Kunden).

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Finanztransaktionen effizient und genau verarbeitet werden, die Kosten minimiert werden und die finanzielle Integrität der mit der Zahlungsabwicklung verbundenen Vorgänge gewährleistet ist.

Anwaltskanzleien (Inkasso)

Der Credit and Collection Risk Manager ist verantwortlich für:

• Auswahl geeigneter Anwaltskanzleien für die Eintreibung "schwieriger Forderungen" der Organisation.
• Ausarbeitung von vorteilhaften Verträgen für die Organisation zur Zusammenarbeit mit Anwälten und Entwicklung effizienter Arbeits- und Berichtsverfahren unter Aufsicht.
• Überwachung der Tätigkeit dieser Anwälte im Hinblick auf Effizienz und Schutz der Mittel der Organisation.
• Genaue Beobachtung der "Einigung" mit externen Anwälten.
• Wirksame Verbindung zwischen der Organisation und externen Anwälten, um sie mit wichtigen Informationen für die optimale Bearbeitung von Fällen zu versorgen, für die sie zuständig sind.

Rating-Agenturen

Zu den Aufgaben des Credit and Collection Risk Manager gehört die Zusammenarbeit mit Anbietern von Geschäftsinformationen, um ein effektives Kreditrisikomanagement und Inkassoverfahren zu gewährleisten. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Auswahl des/der Anbieter(s), die den Bedürfnissen der Organisation entsprechen.
• Auswahl des Dienstleistungsangebots, das von diesen Informationsunternehmen erworben werden kann.
• Beaufsichtigung der Verhandlungen zum Abschluss von Verträgen mit diesen Anbietern.
• Kontinuierliche Kommunikation mit dem Anbieter, um Informationen, Aktualisierungen und Warnungen über dessen Kunden zu erhalten.
• Auf dem Laufenden bleiben über neue Entwicklungen in diesem Bereich.

Diese Schnittstelle ist von entscheidender Bedeutung für die Beschaffung genauer und aktueller Geschäftsinformationen, die eine fundierte Entscheidungsfindung im Kreditrisikomanagement und Inkasso unterstützen.

Kreditrisikoversicherer.

Schnittstelle zu Unternehmen, die an der Absicherung/Minimierung von Kreditrisiken beteiligt sind

Bevor er sich an Unternehmen wendet, die sich auf die Absicherung von Kreditrisiken spezialisiert haben, sollte der Leiter des Kreditrisiko- und Inkassobereichs den Bedarf des Unternehmens in Bezug auf den Abschluss von Kreditversicherungen, die Abzinsung von Forderungen oder den Verkauf von Forderungen (durch Factoring oder eine andere Methode) ermitteln. Nachdem er sich eine Meinung über die Anforderungen des Unternehmens in diesem Bereich gebildet hat, sollte er:

• Bewertung der verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Lösungen und der vorhandenen Anbieter;
• Unterstützung bei der Verhandlung mit Lieferanten bezüglich der Bedarfsspezifikation der Organisation;
• Nach der Unterzeichnung einer Vereinbarung - Überwachung der Umsetzung der Vereinbarung und Gewährleistung der Einrichtung ordnungsgemäßer Verfahren;
• Verantwortlich für die Überwachung der Arbeit und der Finanzprozesse der Hedging-Gesellschaften.
• Bewerten Sie im Laufe der Zeit die tatsächliche Wirksamkeit der Risikoabsicherung. In großen Unternehmen kann es vorkommen, dass die Kosten für die Absicherung höher sind als die Kosten für uneinbringliche Forderungen. In diesen Fällen sollte der Kredit- und Inkassoverantwortliche eine Änderung der Strategie in Erwägung ziehen und die Unternehmensleitung auf dem Laufenden halten.

Inkassobüros

Vor der Kontaktaufnahme mit Inkassobüros sollte der Kreditrisikomanager die Vor- und Nachteile des Einsatzes eines Inkassobüros für die Eintreibung von Forderungen bewerten. Anschließend müssen sie den Bedarf des Unternehmens für alle erforderlichen Prozesse definieren:

• Untersuchen Sie die verschiedenen Lösungen auf dem Markt und bewerten Sie die vorhandenen Anbieter;
• Unterstützung des Verhandlungsprozesses mit den Anbietern hinsichtlich der Spezifikation der Bedürfnisse der Organisation;
• Begleitung der Umsetzung der Vereinbarung und Überwachung der Einrichtung ordnungsgemäßer Verfahren nach Unterzeichnung einer Vereinbarung;
• Sie regeln die Aufsicht, die Arbeitsabläufe und die finanziellen Abläufe bei den Inkassobüros.

Unternehmen für das Aufspüren von Personen

Bevor der Kreditrisikomanager den Kontakt zu den Suchdiensten aufnimmt, muss er die Vor- und Nachteile des Einsatzes von Suchdiensten zur Ermittlung von Schuldnern bewerten. Nach dieser Bewertung sollte er die Bedürfnisse des Unternehmens für den gesamten Prozess klar definieren:

• Prüfen Sie die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Lösungen und bewerten Sie die aktuellen Anbieter;
• Erleichterung des Verhandlungsprozesses mit diesen Anbietern, wobei der Schwerpunkt auf der Anpassung der Dienstleistungen an die spezifischen Anforderungen der Organisation liegt;
• Beaufsichtigung der Umsetzung der Vereinbarung und Gewährleistung der Entwicklung angemessener operationeller Verfahren nach der Vereinbarung;
• Verwaltung von Aufsichts-, Betriebs- und Finanzprozessen im Umgang mit den Unternehmen, die die Spurensuche durchführen.

Steuerbehörden

Für den Kreditrisiko- und Inkasso-Manager sind indirekte Schnittstellen mit den Steuerbehörden erforderlich, um die Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Bereichen zu überwachen, z. B:

• Die Genauigkeit der Verkaufsprozesse im Zusammenhang mit der Umsatzrealisierung (operativ, während der Finanzmanager die Politik festlegt).
• Die Korrektheit von Kassenbelegen und Kassenvorgängen.
• Die Korrektheit der Abschreibung uneinbringlicher Forderungen (gemäß den Richtlinien der Einkommenssteuerverordnung und des Mehrwertsteuergesetzes).
• In Fällen, in denen die Erstattungen an die Kunden zu zahlende Zinsen beinhalten, ist die Einbehaltung von Steuern auf diese Zinszahlungen obligatorisch. Der Kredit- und Inkassomanager ist dafür verantwortlich, dass die einbehaltenen Steuern ordnungsgemäß und rechtzeitig an die Steuerbehörden abgeführt werden.

Externe Prüfung

Der Leiter des Kreditrisiko- und Inkassobereichs muss sich mit allen Aspekten befassen, die mit der Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden zusammenhängen, wenn er dem externen Prüfer antwortet. Darüber hinaus sind sie für die Überprüfung der Inkassoprozesse der Organisation verantwortlich, sowohl aus operativer Sicht als auch im Hinblick auf die Prüfung der Informationssysteme.

Die Verantwortung des Kredit- und Inkassomanagers bei der Vorbereitung und Bewertung der Rückstellung für uneinbringliche Forderungen zur Aufnahme in den Jahresabschluss des Unternehmens umfasst mehrere kritische Aufgaben, die darauf abzielen, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens in Bezug auf Forderungen, die wahrscheinlich nicht eingezogen werden können, genau widerzuspiegeln. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage des Unternehmens vermittelt. Zu den Aufgaben gehören:

• Bewertung der Außenstände: Der Manager muss alle ausstehenden Forderungen gründlich bewerten, um diejenigen zu identifizieren, bei denen das Risiko eines Zahlungsausfalls besteht. Dazu gehört die Analyse des Zahlungsverhaltens, der Kreditwürdigkeit der Kunden und aller anderen relevanten Faktoren, die die Fähigkeit der Kunden, ihre Schulden zu begleichen, beeinträchtigen könnten.
• Schätzung der Rückstellung für uneinbringliche Forderungen: Auf der Grundlage der Bewertung muss der Manager einen angemessenen Betrag für die Wertberichtigung auf uneinbringliche Forderungen schätzen. Dies beinhaltet die Verwendung historischer Daten über Kreditverkäufe und Erfahrungen mit uneinbringlichen Forderungen in der Vergangenheit, um zukünftige Abschreibungen vorherzusagen. Der Manager kann verschiedene Buchhaltungsmethoden anwenden, wie z. B. die Alterungsmethode, die prozentuale Umsatzmethode oder jede andere Methode, die er für die Vorhersage uneinbringlicher Forderungen für geeignet hält.
• Anpassung der Rückstellung: Der Verwalter muss die Rückstellung für uneinbringliche Forderungen anpassen, um den aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen, Veränderungen im Kundenstamm oder besonderen Kundenumständen, die die Einbringlichkeit von Forderungen beeinträchtigen könnten, Rechnung zu tragen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rückstellung genau und relevant bleibt.
• Dokumentation und Rechtfertigung: Der Verwalter muss die bei der Schätzung der Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen verwendeten Methoden und Annahmen dokumentieren. Er sollte auch darauf vorbereitet sein, die Schätzung gegenüber den Prüfern zu rechtfertigen, indem er Nachweise und Begründungen für die vorgelegten Zahlen liefert.
• Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsstandards: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Verwalter sicherstellt, dass die Methode zur Berechnung der Wertberichtigungen für uneinbringliche Forderungen den einschlägigen Rechnungslegungsstandards entspricht, z. B. den IFRS oder den GAAP, je nach Rechtsprechung. Dazu gehört auch die Einhaltung der Grundsätze der Vorsicht, wo dies erforderlich ist, um sicherzustellen, dass Forderungen nicht überbewertet und Verbindlichkeiten nicht unterbewertet werden.
• Finanzielle Berichterstattung: Der Manager ist dafür verantwortlich, dass die Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen in den Jahresabschlüssen, einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz, korrekt ausgewiesen werden. Dazu gehört eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass diese Einträge korrekt erfasst und in der gesamten Finanzberichterstattung des Unternehmens ausgewiesen werden.
• Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien: Der Geschäftsführer sollte die Kredit- und Inkassopolitik auf der Grundlage der Ergebnisse des Rückstellungsprozesses für uneinbringliche Forderungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren. Dies könnte eine Verschärfung der Kreditbedingungen für bestimmte Kunden oder Branchen oder eine Überarbeitung der Inkassostrategien zur Verringerung künftiger Forderungsausfälle beinhalten.

Durch die Erfüllung dieser Aufgaben spielt der Credit and Collections Manager eine entscheidende Rolle im finanziellen Risikomanagement, indem er sicherstellt, dass das Unternehmen die Auswirkungen uneinbringlicher Forderungen auf seine Jahresabschlüsse genau erfasst und minimiert.

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