Hauptschnittstellen mit Abteilungen innerhalb der Organisation

Verwaltung

Der Kredit- und Inkassomanager muss in ständigem Kontakt mit der Unternehmensleitung stehen, um die Kredit- und Inkassopolitik mit der Vision, der Strategie und den Richtlinien des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Praktiken des Kreditmanagements die Gesamtziele der Organisation unterstützen und in die strategischen Planungsprozesse integriert werden.

Marketing

Der Kreditrisikomanager der Organisation muss Teil des Teams sein, das die von der Organisation angekündigten Werbeaktionen genehmigt. Als verlängerter Arm des CFO muss er sicherstellen, dass die Werbeaktionen bestimmten Kriterien entsprechen:

• Einhaltung der Steuergesetze: Bei einer Transaktion, die Zahlungen für den Verkauf von Ausrüstungen beinhaltet, ist es beispielsweise wichtig, die Rechnung bei der Lieferung der Ausrüstung auszustellen und nicht in Form von getrennten Rechnungen für verschiedene Zahlungen.
• Ordnungsgemäße Abrechnung: Im Falle von Rabattaktionen muss das Kredit- und Inkassoteam sicherstellen, dass die Abrechnungssysteme den Kunden entsprechend dem Angebot korrekt erfassen.
• Durchführbarkeit der Kreditkontrolle: In Angeboten werden häufig Zahlungsbedingungen und verfügbare Zahlungsarten für Kunden sowie geforderte Sicherheiten genannt. Angesichts der großen Reichweite solcher Angebote muss der Wortlaut des Angebots an den Kunden von den für die Kreditkontrolle Verantwortlichen genehmigt werden, oder es muss sichergestellt werden, dass der Vertrag eine Klausel enthält, die eine spätere Genehmigung oder Ablehnung der Transaktion durch das Kreditkontrollteam ermöglicht.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle Werbemaßnahmen nicht nur für den Kunden attraktiv sind, sondern auch für das Unternehmen finanziell tragfähig und sicher sind und mit den allgemeinen strategischen und finanziellen Zielen übereinstimmen.

Vertrieb

Die Schnittstelle zur Verkaufsabteilung muss in mehrfacher Hinsicht stark sein:

• Schulung in Kreditangelegenheiten: Idealerweise sollte der Kreditrisikomanager die Schulung von Vertriebsleitern und -vertretern im Hinblick auf die korrekte und ordnungsgemäße Gewährung von Krediten an Kunden beaufsichtigen und sie über mögliche Probleme aufklären, auf die sie stoßen könnten. Außerdem sollten sie die Vertriebsleiter mit grundlegenden handelsrechtlichen Instrumenten ausstatten, damit sie ihre Interaktionen mit den Kunden entsprechend steuern können.
• Kreditkontrolle: Eine zweiseitige Schnittstelle ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Kreditrisiko im Einklang mit der festgelegten Politik gesteuert wird, ohne den Umsatz zu beeinträchtigen.
• Sammeln wichtiger Kundeninformationen: Als Kontaktperson des Unternehmens kennt der Vertriebsmitarbeiter die Kunden und "lebt" sie. Die Informationen, über die er verfügt, können dabei helfen, genaue Kreditentscheidungen über die Kunden des Unternehmens zu treffen. Darüber hinaus kann die Inkassoabteilung ihre Aufgaben effektiver und effizienter erfüllen, wenn sie genaue und vollständige Informationen über den Kunden sammelt, z. B. persönliche Angaben und die Identität des Zahlers.
• Unterstützung bei der Eintreibung überfälliger Forderungen: In Fällen, in denen ein Kunde überfällige Forderungen anhäuft, ist die Unterstützung, die ein Vertriebsmitarbeiter beim Inkasso vor Ort anbieten kann, von großem Wert.

Diese Synergie zwischen der Vertriebs- und der Kreditabteilung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Kreditumfelds innerhalb des Unternehmens, das sowohl Umsatzwachstum als auch ein effektives Risikomanagement gewährleistet.

Aufträge und Provisionen

Das Kredit- und Inkassomanagementteam muss mit dem Auftragseingangsprozess des Unternehmens gründlich vertraut sein und dessen Ausführung gemäß der Kreditpolitik des Unternehmens sicherstellen.

Es liegt in der Verantwortung des Kreditrisiko- und Inkassomanagers, die Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung (die für die Erfassung und Weiterleitung von Aufträgen/Verträgen zuständigen Sachbearbeiter) entsprechend zu schulen, damit sie in der Lage sind, potenzielle Probleme in Verträgen oder im Verkaufsprozess selbstständig zu erkennen.

Aus Sicht der Kreditkontrolle ist es wichtig, ein "Complete Kit" für Aufträge zu definieren und sicherzustellen, dass geeignete Verfahren zur Aufrechterhaltung dieses "Complete Kit" angewandt werden. Das "Complete Kit" bezieht sich auf die Sammlung aller Elemente, die für die Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind (Informationen, Zeichnungen, Materialien, Komponenten, Werkzeuge usw.), um sicherzustellen, dass alle notwendigen Elemente für die erfolgreiche Ausführung eines Auftrags vorhanden sind, und zwar im Einklang mit den Kreditrichtlinien und Risikomanagementstrategien.

Debitorenbuchhaltung und Finanzverwaltung

Die Schnittstelle mit der Debitorenbuchhaltung und der Finanzabteilung des Unternehmens umfasst mehrere wichtige Aufgaben, um genaue Finanzunterlagen und ein effizientes Cashflow-Management zu gewährleisten:

• Monatlicher Abgleich zwischen dem Hauptbuch und dem Nebenbuch sowie zwischen den Aufzeichnungen der Anwälte und den Aufzeichnungen der Organisation, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Aktivitäten korrekt erfasst und in den Büchern der Organisation wiedergegeben werden.
• Überprüfung der korrekten und rechtzeitigen Erfassung von Kundeneinnahmen, um genaue Kontostände zu erhalten und ein effektives Kreditmanagement zu ermöglichen.
• Regelmäßige Überprüfung der Kontoauszüge von Kunden, um die kontinuierliche Genauigkeit bei der Erfassung von Transaktionen und Salden zu gewährleisten.
• Rechtzeitige Erfassung von Kundenzahlungen, die von Banken oder Kreditunternehmen nicht eingelöst wurden, was für die Führung genauer Finanzunterlagen und die Verwaltung des Cashflows von entscheidender Bedeutung ist.
• Überprüfung des "Abschlusses" offener Beträge in Bezug auf Kunden auf der Grundlage von Bankabstimmungen, um sicherzustellen, dass alle Forderungen korrekt verbucht und verwaltet werden.

Diese Tätigkeiten sind für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit der Organisation, die Sicherstellung einer genauen Finanzberichterstattung und die Unterstützung effektiver Kredit- und Inkassostrategien unerlässlich.

Betrieb

Die Schnittstelle zum operativen Geschäft umfasst mehrere Schlüsselaktivitäten, um die reibungslose Lieferung von Waren an Kunden und die korrekte Dokumentation dieser Transaktionen zu gewährleisten:

• Überprüfung der Lieferverfahren an den Kunden, einschließlich der Unterzeichnung der Dokumente und der Erfassung des Warenausgangs.
• Kontrolle der ordnungsgemäßen Dokumentation von Lieferdokumenten in den Systemen des Unternehmens, z. B. Scannen der vom Kunden unterzeichneten Lieferscheine, Dokumentation der Kundenidentifikation und Identifizierung des Spediteurs.
• Beaufsichtigung geeigneter Schulungen für alle logistischen Verbindungen und Förderung eines ständigen Bewusstseins für Abrechnungs- und Inkassofragen.
• Oft sind die Mitarbeiter der Logistikabteilung die einzigen, die die Wohnungen der Privatkunden oder die Büros der Firmenkunden erreichen. Ihr Bewusstsein und ihre Sensibilität für die Aufdeckung von Betrug oder Betrugsversuchen kann durch Beobachtung aus erster Hand gestärkt werden (z. B. Identifizierung von Scheinfirmen oder Unternehmen, die kurz vor dem Konkurs stehen).

Diese Maßnahmen sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die logistischen und operativen Aspekte des Kredit- und Inkassowesens effektiv gehandhabt werden, um Risiken zu minimieren und die Fähigkeit des Unternehmens zu verbessern, seine Forderungen effizient zu verwalten.

Kundenbetreuung

Die Schnittstelle zum Kundendienst unterstreicht einen Leitgedanken dieses Buches: Kredit- und Inkassoprozesse spiegeln auch das Interesse des Unternehmens an einer positiven Kundenbetreuung wider. Daher sollte der Credit Risk and Collection Manager:

• Definieren Sie eine Kreditpolitik und Inkassoverfahren, die die "Kundenbindung" so weit wie möglich unterstützen, und stellen Sie sicher, dass diese Politik in den Kundenbetreuungsdiensten des Unternehmens ordnungsgemäß umgesetzt wird.
• Ausstattung von Kundendienstmitarbeitern mit Instrumenten zum Erwerb grundlegender Kenntnisse in den Bereichen Kredit und Inkasso, um ihre Interaktion mit Kunden zu verbessern. Dazu gehören die Grundlagen des Handelsrechts, das Verständnis der verschiedenen Zahlungsarten und Sicherheiten usw.
• Sicherstellen, dass die IT-Systeme des Unternehmens die festgelegten Arbeitsabläufe unterstützen (einschließlich der Systeme zur Unterstützung des Vertriebs und des Kundendienstes) und diese Systeme entsprechend definieren.
• Berichterstattung an das Management der Organisation über die von den Kundendienstmitarbeitern (als Erweiterungen der Inkassoabteilung) erbrachten Inkassodienstleistungen und Überwachung der Einhaltung der Inkassoziele der Organisation.
• Bereitstellung strukturierter Instrumente für Center-Manager und Teams, die mit dem Inkasso befasst sind, zur ordnungsgemäßen Ausführung ihrer Aufgaben (Festlegung von Prioritäten, Eskalationsmechanismen usw.).

Diese Maßnahmen sind von entscheidender Bedeutung für die Integration von Kredit- und Inkassoprozessen in den Kundenservice, um sicherzustellen, dass diese finanziellen Interaktionen positiv zum Gesamterlebnis des Kunden beitragen.

Rechtsabteilung

Die Schnittstelle mit der Rechtsabteilung des Unternehmens umfasst die folgenden Bereiche

• Beratung in Bezug auf die Bedingungen von Kaufverträgen mit Kunden.
• Im Zusammenhang mit dem juristischen Inkasso: Mitwirkung bei der Überwachung von Vereinbarungen mit externen Anwälten, Kontrolle des Forderungsabschreibungsprozesses, Bearbeitung von Gegenforderungen von Kunden und Erstellung zusätzlicher Rechtsgutachten zu wichtigen Forderungen.
• Verhandlung mit strategischen Kunden, um die Eintreibung von Forderungen zu erreichen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Kredit- und Inkassostrategien der Organisation rechtlich einwandfrei sind, die Interessen der Organisation geschützt werden und rechtliche Risiken im Zusammenhang mit Inkasso- und Verkaufsvereinbarungen effizient gehandhabt werden.

IT

Die Schnittstelle zu den Informationssystemen ist einer der wichtigsten Aspekte für einen Credit and Collection Risk Manager:

• Bei der Festlegung der Anforderungen an die Entwicklung und die computergestützten Systeme, die bei der Umsetzung der Sammlungspolitik helfen sollen. Ihre umfassende Erfahrung in diesem Bereich ermöglicht es, manuelle Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können.
• Kontrolle der Ausführung von automatisierten Prozessen im Zusammenhang mit Kredit- und Inkassotätigkeiten und Prüfung ihrer Übereinstimmung mit der Unternehmenspolitik.
• Bei der Erstellung von Gutachten muss der Credit and Collection Risk Manager alle automatisierten Abrechnungs- und Inkassoprozesse genauestens kennen. Das Ziel ist es, Stellungnahmen zur Durchführbarkeit geplanter Initiativen abzugeben.

Durch diese Interaktion wird sichergestellt, dass die technologischen Lösungen mit den Kredit- und Inkassostrategien übereinstimmen, wodurch die Effizienz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien verbessert werden.

Internes Audit

Die Schnittstelle zum Internen Prüfer beinhaltet:

• In Anbetracht seiner Verantwortung für ein breites Spektrum von Kontrollen im Finanzbereich hat der Leiter des Bereichs Kreditrisiko und Inkasso zahlreiche Schnittstellen mit dem internen Prüfer. Der Interne Prüfer dient als operativer Arm für die Finanzkontrolle der Einnahmen und hat die Aufgabe, die ordnungsgemäßen Kontrollen zu überwachen und über Mängel sowohl bei den operativen Prozessen als auch bei den Kontrollen dieser Prozesse zu berichten.
• Der Bereich des Kreditrisiko- und Inkassomanagements ist einer der Bereiche, die der Interne Prüfer unter die Lupe nimmt. Darüber hinaus gibt es im Bereich der Betrugs- und Veruntreuungsprüfungen Kooperationen, bei denen sich der Interne Prüfer mit allen Fragen im Zusammenhang mit Kundenkreditbetrug und Veruntreuungen durch Mitarbeiter befasst, insbesondere mit denen, die für die Einziehung von Kundengeldern zuständig sind.

Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass die Organisation hohe Standards in Bezug auf finanzielle Integrität, Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement einhält, wodurch die finanzielle Gesundheit und Sicherheit der Organisation insgesamt verbessert wird.

Sicherheitsbeauftragter

Die Schnittstelle zum Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens besteht darin, dass der Leiter der Abteilung Kreditrisiko und Inkasso Fälle von Betrug, Schwindel und Fälschungen durch Kunden, Mitarbeiter oder Verkaufspersonal feststellt. In solchen Fällen sind sie dafür verantwortlich, ihre Feststellungen dem Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens mitzuteilen, um weitere disziplinarische oder rechtliche Schritte einzuleiten. Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass alle Sicherheitsbedrohungen oder -verletzungen im Zusammenhang mit Finanztransaktionen angemessen behandelt werden und die Integrität und Sicherheit der Finanzgeschäfte der Organisation gewahrt bleibt.

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