Gestión
El Gestor de Riesgos de Crédito y Cobro debe mantener una comunicación continua con la dirección de la organización para alinear la política de crédito y cobro con la visión, estrategia y políticas de la organización. Esto garantiza que las prácticas de gestión del crédito apoyen los objetivos generales de la organización y se integren en sus procesos de planificación estratégica.
Marketing
El Director de Riesgo de Crédito de la organización debe formar parte del equipo que aprueba las actividades promocionales declaradas por la organización. Como prolongación del Director Financiero, deben asegurarse de que las promociones cumplen determinados criterios:
- Cumplimiento de la legislación fiscal: Por ejemplo, en una transacción que implique pagos por la venta de equipos, es crucial emitir la factura en el momento de la entrega del equipo, y no en facturas divididas para diferentes pagos.
- Cobro correcto: En el caso de promociones con descuento, el equipo de créditos y cobros debe asegurarse de que los sistemas de facturación reconocen con precisión al cliente según la oferta.
- Viabilidad del control de créditos: Las promociones suelen especificar las condiciones de pago y los métodos de pago disponibles para los clientes, así como las garantías exigidas. Dado el amplio alcance de estas ofertas, la redacción de la propuesta al cliente debe ser aprobada por los responsables del control de crédito, o bien hay que asegurarse de que el contrato incluya una cláusula que permita la posterior aprobación o rechazo de la operación por parte del equipo de control de crédito.
Este enfoque garantiza que todas las actividades promocionales no sólo sean atractivas para el cliente, sino también viables y seguras desde el punto de vista financiero para la organización, en consonancia con sus objetivos estratégicos y financieros más amplios.
Ventas
La interfaz con el departamento de ventas debe ser sólida en varios aspectos:
- Formación en cuestiones crediticias: Lo ideal sería que el gestor del riesgo de crédito supervisara la formación de los gestores y representantes de ventas sobre la concesión correcta y adecuada de créditos a los clientes, orientándoles sobre los posibles problemas que puedan encontrar. También debería dotar a los gestores de ventas de herramientas jurídicas comerciales básicas para gestionar adecuadamente sus interacciones con los clientes.
- Control del crédito: Una interfaz bidireccional es esencial para garantizar que el riesgo de crédito se gestiona sin perjudicar las ventas, de acuerdo con la política establecida.
- Recopilación de información importante sobre el cliente: Como punto de contacto de la organización, el representante de ventas conoce a los clientes y "vive" con ellos. La información que posee puede ayudar a tomar decisiones de crédito precisas sobre los clientes de la organización. Además, recopilar información precisa y completa sobre el cliente, como datos personales y la identidad de la parte pagadora, ayudará al departamento de cobros a desempeñar sus funciones con mayor eficacia y eficiencia.
- Asistencia en el cobro de deudas vencidas: En los casos en los que un cliente acumula deudas vencidas, el apoyo que un representante de ventas puede ofrecer en el cobro sobre el terreno al cliente tiene un valor significativo.
Esta sinergia entre los departamentos de ventas y crédito es crucial para mantener un entorno crediticio saludable dentro de la organización, garantizando tanto el crecimiento de las ventas como la gestión eficaz del riesgo.
Pedidos y aprovisionamiento
El equipo de gestión de créditos y cobros debe conocer a fondo el proceso de recepción de pedidos de la organización y garantizar su ejecución de acuerdo con la política de crédito de la organización.
Es responsabilidad del Responsable de Riesgo de Crédito y Cobro impartir la formación adecuada al personal encargado de tramitar los pedidos (los empleados responsables de registrar y adelantar los pedidos/contratos) para que puedan identificar de forma independiente posibles problemas en los contratos o en el proceso de venta.
Desde la perspectiva del control de créditos, es importante definir un "Kit Completo" para los pedidos y garantizar que se aplican los procedimientos adecuados para mantener este "Kit Completo". El "Kit Completo" se refiere a la colección de todos los elementos necesarios para completar una tarea (información, planos, materiales, componentes, herramientas, etc.), asegurando que todos los elementos necesarios están en su lugar para la finalización con éxito de un pedido, en línea con las políticas de crédito y las estrategias de gestión de riesgos.
Contabilidad de deudores y tesorería
La interfaz con el departamento de cuentas por cobrar y tesorería de la organización implica varias tareas críticas para garantizar unos registros financieros precisos y una gestión eficaz del flujo de caja:
- Conciliación mensual entre el libro mayor y el libro auxiliar, así como entre los registros de los abogados y los de la organización, para garantizar que todas las actividades financieras se recogen y reflejan con exactitud en los libros de la organización.
- Verificación del registro correcto y puntual de los recibos de los clientes para mantener saldos contables exactos y facilitar una gestión eficaz del crédito.
- Verificación periódica de los extractos de cuenta de los clientes para garantizar la exactitud permanente en el registro de las transacciones y los saldos.
- Registro puntual de los pagos de clientes que no han sido abonados por bancos o empresas de crédito, lo que es crucial para mantener registros financieros precisos y gestionar el flujo de caja.
- Verificación del "cierre" de los importes pendientes relacionados con los clientes, sobre la base de las conciliaciones bancarias, para garantizar que todos los créditos se contabilizan y gestionan correctamente.
Estas actividades son esenciales para mantener la salud financiera de la organización, garantizar la exactitud de los informes financieros y apoyar estrategias eficaces de crédito y cobro.
Operaciones
La interfaz con las operaciones implica varias actividades clave para garantizar la entrega fluida de mercancías a los clientes y la documentación precisa de estas transacciones:
- Verificación de los procedimientos de entrega al cliente, incluida la firma de documentos y el registro de salida de mercancías.
- Control de la correcta documentación de los documentos de entrega en los sistemas de la organización, como el escaneado de los certificados de entrega firmados por el cliente, la documentación de la identificación del cliente y la identificación del transportista.
- Supervisión de la formación adecuada de todos los enlaces logísticos y fomento de la concienciación constante sobre cuestiones de facturación y cobro.
- A menudo, el personal de logística es el único que llega al domicilio del cliente privado o a las oficinas del cliente corporativo. Su concienciación y sensibilidad para detectar fraudes o tramas pueden aumentar gracias a la observación de primera mano (por ejemplo, identificando empresas ficticias o al borde de la quiebra).
Estas medidas son cruciales para garantizar que los aspectos logísticos y operativos del crédito y los cobros se gestionan de forma eficaz, minimizando los riesgos y mejorando la capacidad de la organización para gestionar sus cobros de forma eficiente.
Atención al cliente
La interfaz con el Servicio de Atención al Cliente subraya un principio rector de este libro: que los procesos de crédito y cobro también reflejan el interés de la organización en prestar un servicio positivo al cliente. Por lo tanto, el Gestor de Riesgo de Crédito y Cobro debe:
- Definir una política de crédito y unos procedimientos de cobro que favorezcan al máximo la "retención de clientes", asegurándose de que esta política se aplica correctamente en los servicios de atención al cliente de la organización.
- Dotar a los representantes del servicio de atención al cliente de herramientas que les permitan adquirir conocimientos esenciales en materia de crédito y cobro, mejorando sus interacciones con los clientes. Esto incluye nociones básicas de derecho mercantil, comprensión de la naturaleza de los distintos métodos de pago y valores, etc.
- Garantizar que los sistemas informáticos de la organización apoyan los procedimientos de trabajo establecidos (incluidos los sistemas de apoyo a las ventas y al servicio al cliente) y definir estos sistemas en consecuencia.
- Informar a la dirección de la organización sobre las actuaciones de cobro llevadas a cabo por los empleados del servicio de atención al cliente (como extensiones del departamento de cobros) y supervisar su cumplimiento de los objetivos de cobro de la organización.
- Proporcionar herramientas estructuradas a los responsables de los centros y a los equipos implicados en los cobros para la correcta ejecución de sus tareas (establecimiento de prioridades, mecanismos de escalado, etc.).
Estas acciones son vitales para integrar los procesos de crédito y cobro en el servicio al cliente, garantizando que estas interacciones financieras contribuyan positivamente a la experiencia global del cliente.
Departamento Jurídico
La interfaz con el departamento jurídico de la organización abarca:
- Consulta sobre las condiciones de los acuerdos de venta con los clientes.
- En el contexto de los cobros jurídicos: Colaboración en la supervisión de los acuerdos con abogados externos, control del proceso de cancelación de deudas, gestión de las reconvenciones de los clientes y emisión de dictámenes jurídicos adicionales sobre reclamaciones de deudas importantes.
- Negociación con clientes estratégicos para lograr el cobro de deudas.
Estas interacciones garantizan que las estrategias de crédito y cobro de la organización sean jurídicamente sólidas, protegen los intereses de la organización y gestionan eficazmente los riesgos jurídicos asociados al cobro de deudas y a los acuerdos de venta.
TI
La interfaz con los sistemas de información es uno de los aspectos cruciales para un gestor de riesgos de crédito y cobro:
- En la definición de los requisitos para el desarrollo y los sistemas informatizados de ayuda a la aplicación de la política de recaudación. Su amplia experiencia sobre el terreno permite identificar las tareas manuales que pueden automatizarse.
- En el control de la ejecución de los procesos automatizados relacionados con las actividades de crédito y cobro y el examen de su conformidad con la política de la organización.
- A la hora de ofrecer opiniones expertas, el Gestor de Riesgos de Crédito y Cobro debe conocer en profundidad todos los procesos automatizados de facturación y cobro. El objetivo es ofrecer opiniones sobre la viabilidad de las iniciativas previstas.
Esta interacción garantiza que las soluciones tecnológicas se ajusten a las estrategias de crédito y cobro, mejorando la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de la organización.
Auditoría interna
La interfaz con el auditor interno implica:
- Dada su responsabilidad sobre una amplia gama de controles en el ámbito financiero, el Gestor de Riesgos de Crédito y Cobros tiene numerosas interfaces con el auditor interno. El auditor interno actúa como brazo operativo de los controles financieros sobre los ingresos, encargado de supervisar los controles adecuados y de informar sobre las deficiencias tanto de los procesos operativos como de los controles sobre dichos procesos.
- El ámbito del riesgo de crédito y la gestión de cobros es uno de los que examina el auditor interno. Además, en el ámbito de las auditorías de fraude y malversación de fondos, existen colaboraciones en las que el auditor interno se ocupa de todo lo relacionado con el fraude crediticio de los clientes y las malversaciones de fondos de los empleados, en particular los encargados de cobrar el dinero de los clientes.
Esta colaboración garantiza que la organización mantenga altos niveles de integridad financiera, cumplimiento y gestión de riesgos, mejorando la salud financiera general y la seguridad de la organización.
Oficial de seguridad
La interfaz con el responsable de seguridad de la organización implica que el gestor de riesgos crediticios y cobros identifique casos de fraude, estafa y falsificación por parte de clientes, empleados o personal de ventas. En tales casos, es su responsabilidad informar de sus hallazgos al responsable de seguridad de la organización para que adopte medidas disciplinarias o legales. Esta colaboración garantiza que cualquier amenaza o violación de la seguridad relacionada con las transacciones financieras se aborde adecuadamente, manteniendo la integridad y seguridad de las operaciones financieras de la organización.
SIGUIENTE: Principales interfaces con entidades externas a la organización