L'encaissement automatisé est l'encaissement par des moyens de paiement prédéterminés que le client fournit au moment de la transaction : domiciliations, ordres permanents bancaires, ordres permanents par carte de crédit et chèques différés (nous avons fait référence à ces modes de paiement dans la section 6).
À première vue, il semble que l'encaissement à temps avec des systèmes d'encaissement automatisés soit certain et garanti, mais dans la pratique, ce n'est pas le cas. Nous nous référerons ici à l'ensemble des activités que le système d'encaissement doit effectuer régulièrement pour garantir l'encaissement automatique à temps, en nous référant séparément à chacun des trois groupes de méthodes de paiement automatisées.
Les sociétés de cartes de crédit et les banques informent à l'avance l'organisation de l'annulation des méthodes de paiement de leurs clients, par l'intermédiaire des sociétés de compensation.
En cas d'annulation du mode de paiement du client
En tant que meilleure pratique pour les recouvrements automatisés, l'organisation doit immédiatement contacter le client et mettre en place une autre méthode de paiement conformément à sa politique. Jusqu'à présent, il s'agit d'une activité de service qui évite au client de contacter l'organisation. Certains logiciels de recouvrement automatisé génèrent automatiquement des SMS ou des courriels à l'intention des clients. Si le client refuse de proposer une autre méthode de paiement, le processus de recouvrement peut être lancé immédiatement, sans attendre que le paiement à venir soit refusé.
Une conversation utile pour tous à la suite de l'annulation d'une carte de crédit
Monsieur A a perdu son portefeuille dans lequel se trouvait sa carte de crédit. Il s'est empressé d'annuler la carte de crédit, puis a décidé de ne pas la renouveler et de demander à son agence bancaire de lui délivrer une nouvelle carte de crédit (avec un numéro différent). Il a maintenant une lourde tâche à accomplir : appeler toutes les parties auprès desquelles il a besoin de services/produits et réorganiser les ordres permanents (par exemple, la compagnie d'électricité, la municipalité, l'opérateur de téléphonie mobile, l'opérateur de téléphonie fixe, les fournisseurs de télévision, le fournisseur d'accès à l'internet, etc.)
Dans ce cas, si un représentant de l'une des sociétés prend contact avec lui (suite aux informations qu'il a reçues de la société de crédit) et lui demande une nouvelle méthode de paiement, l'appel sera utile, lui évitant d'attendre au téléphone et l'empêchant de s'endetter à l'avenir.
Un bref appel de ce type, ou l'envoi par SMS d'un lien permettant de mettre à jour sa carte, est bien plus efficace en termes de fidélisation du client qu'un long appel d'information sur la dette accumulée à la suite de la perte d'une carte de crédit. En outre, le coût de la mise à jour des moyens de paiement pour l'organisation est négligeable par rapport au coût du recouvrement auprès du client une fois qu'il s'est endetté.
Suivi régulier des collectes automatisées
Si c'est le cas, le responsable du recouvrement doit suivre régulièrement les annulations des modes de paiement fixes de ses clients et vérifier le taux de réussite des recommandations faites aux clients pour qu'ils mettent en place de nouveaux modes de paiement. En cas de modification substantielle des données, une enquête immédiate doit être menée, la raison du changement de comportement du client doit être trouvée et des mesures appropriées doivent être prises. Il est également possible que le problème soit dû à une modification des paramètres par les sociétés de cartes de crédit qui n'a pas été communiquée ou qui n'a pas été mise en œuvre à temps.
Rapports recommandés pour contrôler les annulations et la réorganisation des méthodes de paiement automatique
- Répartition des annulations de moyens de paiement automatiques en fonction du motif de l'annulation, comparée dans le temps.
- Proportion de clients ayant adopté de nouvelles méthodes de paiement sur l'ensemble des annulations mensuelles, comparée dans le temps.
En ce qui concerne les chèques sans provision, il est également possible de mener des activités continues afin de déterminer à l'avance la validité des chèques. À cette fin, vous pouvez télécharger dans certains pays des fichiers de comptes bancaires restreints à partir du site web de la banque centrale et les comparer à intervalles réguliers (quotidiennement/hebdomadairement/mensuellement) au fichier des chèques rejetés des clients de l'organisation. De cette manière, il sera possible de localiser à l'avance, parfois avec quelques mois de préavis, les futurs chèques qui reviendront sans couverture - pour agir rapidement auprès du client et même devancer tous les autres créanciers.
Avec les paiements automatiques, le client se pose beaucoup moins la question "Dois-je payer ce mois-ci ?" ou "Dois-je retarder le paiement ?" Et généralement, s'il est en mesure de payer à temps, il n'agira pas pour retarder le paiement.
En moyenne, dans toutes les branches du commerce, environ 91% à 97% des clients ayant des ordres permanents bancaires et environ 99% à 99,7% des clients ayant des ordres permanents de cartes de crédit effectuent leurs paiements à temps. Le taux spécifique dépend du secteur dans lequel l'organisation opère ainsi que de la qualité des processus d'approvisionnement du client et de la qualité des recouvrements.
Par conséquent, lorsque les conditions du marché le permettent, l'organisation doit agir pour transférer le plus grand nombre possible de clients vers des moyens de paiement automatiques, et il est parfois utile et même souhaitable d'offrir une incitation au client qui accepte de s'engager dans une domiciliation bancaire ou une domiciliation de carte de crédit.
Rapport recommandé
Rapport de contrôle recommandé pour les taux de recouvrement en fonction des modes de paiement :
Les taux d'encaissement pour les différents modes de paiement - en fonction du nombre de clients sur leur nombre total et en fonction du montant sur le chiffre d'affaires total.
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