Automatisiertes Inkasso ist das Inkasso mittels vorher festgelegter Zahlungsarten, die der Kunde zum Zeitpunkt der Transaktion angibt: Lastschriften, Daueraufträge, Daueraufträge mit Kreditkarte und gestundete Schecks (wir haben diese Zahlungsarten in Abschnitt 6 erwähnt).
Auf den ersten Blick scheint die pünktliche Einziehung mit automatisierten Inkassosystemen sicher und garantiert zu sein, aber in der Praxis ist dies nicht der Fall. Wir beziehen uns hier auf eine Reihe von Aktivitäten, die das Inkassosystem regelmäßig durchführen muss, um den automatischen und fristgerechten Einzug zu gewährleisten, wobei wir uns auf jede der drei Gruppen von automatisierten Zahlungsarten gesondert beziehen.
Die Kreditkartenunternehmen und die Banken informieren die Organisation im Voraus über die Stornierung der Zahlungsmittel ihrer Kunden durch die Clearingunternehmen.
Bei Stornierung der Zahlungsmethode des Kunden
Als bewährtes Verfahren für automatisierte Einzüge muss die Organisation den Kunden unverzüglich kontaktieren und eine alternative Zahlungsmethode in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Organisation vereinbaren. Bisher ist dies eine Serviceleistung, die dem Kunden die Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen erspart. Einige automatische Inkassosoftware erstellt automatisch SMS oder E-Mails an den Kunden. Wenn der Kunde sich weigert, eine alternative Zahlungsmethode zu finden, können die Inkassoprozesse sofort eingeleitet werden, ohne zu warten, bis die anstehende Zahlung abgelehnt wird.
Ein nützliches Gespräch für alle, die eine Kreditkarte gekündigt haben
Herr A hat seine Brieftasche mit seiner Kreditkarte verloren. In aller Eile kündigte er die Kreditkarte und beschloss dann, sie nicht zu erneuern, sondern seine Bankfiliale zu bitten, ihm eine neue Kreditkarte (mit einer anderen Nummer) auszustellen. Nun hat er eine große Last zu tragen - er muss all die vielen Parteien anrufen, von denen er Dienstleistungen/Produkte benötigt, und Daueraufträge neu einrichten (z. B. das Elektrizitätswerk, die Gemeinde, die Mobilfunkgesellschaft, die Festnetzgesellschaft, die TV-Anbieter, den Internetanbieter usw.).
Wenn in einem solchen Fall ein Vertreter eines der Unternehmen den Kontakt aufnimmt (nach Informationen, die er von der Kreditgesellschaft erhalten hat) und ihn um eine neue Zahlungsmethode bittet, ist das ein hilfreicher und hilfreicher Anruf, der ihm die Wartezeit am Telefon erspart und verhindert, dass er in Zukunft Schulden macht.
Ein kurzer Anruf wie dieser oder das Versenden eines Links zur Aktualisierung der Karte per SMS ist im Hinblick auf die Kundenbindung viel besser als ein langwieriger Rückfrageanruf in der Zukunft über die Schulden, die aufgrund einer verlorenen Kreditkarte aufgelaufen sind. Außerdem sind die Kosten für die Aktualisierung der Zahlungsmittel für die Organisation vernachlässigbar im Vergleich zu den Kosten für das Inkasso beim Kunden, nachdem er Schulden gemacht hat.
Regelmäßige Überwachung der automatisierten Erfassung
Wenn dies der Fall ist, muss der Inkassoverwalter regelmäßig die Kündigungen der festen Zahlungsarten seiner Kunden überwachen und die Erfolgsquote der Empfehlungen an die Kunden, neue Zahlungsarten zu vereinbaren, überprüfen. In jedem Fall, in dem sich die Daten wesentlich verändern, muss sofort eine Untersuchung durchgeführt werden, um den Grund für das veränderte Kundenverhalten zu finden und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Es ist auch möglich, dass das Problem auf eine Änderung der Parameter durch die Kreditkartenunternehmen zurückzuführen ist, die nicht mitgeteilt oder nicht rechtzeitig umgesetzt wurde.
Empfohlene Berichte zur Kontrolle von Stornierungen und Nachbestellungen bei automatischen Zahlungsarten
- Die Verteilung der Stornierungen von automatischen Zahlungsmethoden nach dem Grund der Stornierung im Zeitvergleich.
- Der Anteil der Kunden, die eine neue Zahlungsmethode vereinbart haben, an allen monatlichen Kündigungen im Zeitvergleich.
Was geplatzte Schecks betrifft - auch hier ist es möglich, laufende Aktivitäten durchzuführen, um die Gültigkeit der Schecks im Voraus zu ermitteln. Zu diesem Zweck können Sie in bestimmten Ländern die Dateien der eingeschränkten Bankkonten von der Website der Zentralbank herunterladen und sie in regelmäßigen Abständen (täglich/wöchentlich/monatlich) mit der Datei der abgelehnten Schecks der Kunden der Organisation vergleichen. Auf diese Weise ist es möglich, im Voraus, manchmal mit einigen Monaten Vorlauf, die zukünftigen Schecks ausfindig zu machen, die ohne Deckung zurückkommen werden - um schnell mit dem Kunden zu handeln und sogar allen anderen Gläubigern zuvorzukommen.
Bei automatischen Zahlungen fragt sich der Kunde viel weniger: "Soll ich diesen Monat zahlen?" oder "Soll ich die Zahlung aufschieben?" Und wenn er in der Lage ist, pünktlich zu zahlen, wird er in der Regel nicht handeln, um die Zahlung aufzuschieben.
Im Durchschnitt aller Handelsbranchen zahlen etwa 91 % bis 97 % der Kunden mit Daueraufträgen von Banken und etwa 99 % bis 99,7 % der Kunden mit Daueraufträgen von Kreditkarten ihre Zahlungen pünktlich. Die konkrete Quote hängt von der Branche ab, in der das Unternehmen tätig ist, sowie von der Qualität der Beschaffungsprozesse des Kunden und der Qualität des Inkassos.
Wenn es die Marktbedingungen zulassen, muss die Organisation daher darauf hinwirken, dass so viele Kunden wie möglich auf automatische Zahlungsmittel umgestellt werden, und manchmal ist es sinnvoll und sogar wünschenswert, dem Kunden, der sich zu einem Bankeinzug oder einer Kreditkartenabbuchung bereit erklärt, einen Anreiz zu bieten.
Empfohlener Bericht
Empfohlener Kontrollbericht für die Einzugsquoten nach Zahlungsarten:
Die Inkassoquoten für die verschiedenen Zahlungsarten - nach der Anzahl der Kunden im Verhältnis zu ihrer Gesamtzahl und nach dem Betrag im Verhältnis zum Gesamtumsatz
NÄCHSTES: Einziehung gemäß den Kreditbedingungen von Kunden, die vor oder bei der Lieferung eine Einmalzahlung leisten