Inkasso gemäß den Kreditbedingungen von Kunden, die per Vorkasse zahlen (automatisiertes Inkasso)
Automatisiertes Inkasso ist der Einzug durch vorher festgelegte Zahlungsmittel, die der Kunde zum Zeitpunkt der Transaktion angegeben hat: Daueraufträge, Daueraufträge mit Debit-/Kreditkarten und Lastschriften.
Auf den ersten Blick scheint die fristgerechte Einziehung durch diese Zahlungsmittel sicher und garantiert zu sein, aber in der Praxis ist dies nicht der Fall. Wir beziehen uns hier auf eine Reihe von Aktivitäten, die das Inkassosystem regelmäßig durchführen muss, um einen automatisierten und fristgerechten Einzug zu gewährleisten, wobei wir auf jede dieser Gruppen von automatisierten Zahlungsmitteln gesondert eingehen.
In Abbildung 24 ist dies schematisch dargestellt:
In einigen Ländern informieren Kreditkartenunternehmen und Banken die Organisation im Voraus auf magnetischen Datenträgern über die Stornierung der Zahlungsmittel ihrer Kunden durch die Clearing-Unternehmen.
Wenn das Unternehmen von der Stornierung der Zahlungsmethode des Kunden erfährt, muss es sich unverzüglich mit dem Kunden in Verbindung setzen und eine alternative Zahlungsmethode in Übereinstimmung mit der Politik der Organisation vereinbaren. Dies ist eine Serviceleistung, die es dem Kunden erspart, sich an das Unternehmen zu wenden. Weigert sich der Kunde, eine alternative Zahlungsmethode zu finden, können die Inkassoverfahren sofort eingeleitet werden, ohne dass die beabsichtigte Rückzahlung abgewartet wird.
Ein nützliches Gespräch für alle, die eine Kreditkarte gekündigt haben.
Ein Kunde verlor seine Brieftasche mit der darin befindlichen Kreditkarte. Er kündigte die Kreditkarte umgehend und beschloss dann, sie nicht zu erneuern, sondern seine Bankfiliale zu bitten, ihm eine neue Kreditkarte (mit einer anderen Nummer) auszustellen. Jetzt hat er eine große Last zu tragen - er muss all die vielen Parteien anrufen, von denen er Dienstleistungen/Produkte benötigt, und die Daueraufträge neu ordnen (z. B. das Elektrizitätswerk, die Stadtverwaltung, die Mobilfunkgesellschaft, die Festnetztelefonfirma, die Fernsehsender, den Internetanbieter....).
Wenn in einem solchen Fall ein Vertreter eines der Unternehmen den Kontakt aufnimmt (nach den Informationen, die er von der Kreditgesellschaft erhalten hat) und ihn um eine neue Zahlungsmethode bittet, ist das ein hilfreicher Anruf, der ihm die Wartezeit am Telefon erspart und ihn davor bewahrt, in Zukunft Schulden zu machen. Ein kurzer Anruf wie dieser ist in Bezug auf die Kundenbindung viel besser als ein langwieriger Nachforschungsanruf in der Zukunft über die Schulden, die aufgrund einer verlorenen Kreditkarte aufgelaufen sind. Außerdem sind die Kosten für die Umstellung des Zahlungsmittels auf die Organisation vernachlässigbar im Vergleich zu den Kosten für das Inkasso beim Kunden, wenn er sich verschuldet hat.
Wenn dies der Fall ist, muss der Inkassoverwalter regelmäßig die Kündigungen der festen Zahlungsarten seiner Kunden überwachen und die Erfolgsquote der Kundenkontakte zur Vereinbarung neuer Zahlungsarten überprüfen. Im Falle einer wesentlichen Veränderung der Daten muss unverzüglich eine Untersuchung durchgeführt werden, um den Grund für das veränderte Kundenverhalten zu ermitteln und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Empfohlene Berichte zur Kontrolle von Stornierungen und Nachbestellungen von automatischen Zahlungsmethoden.
1. Die Verteilung der Stornierungen von automatischen Zahlungsverfahren nach dem Grund der Stornierung über einen bestimmten Zeitraum.
2. Der Anteil der Kunden, die eine neue Zahlungsmethode vereinbart haben, an allen monatlichen Kündigungen über einen bestimmten Zeitraum.
Was geplatzte Schecks betrifft, so ist es möglich, die Gültigkeit der Schecks im Voraus zu prüfen. Zu diesem Zweck können Sie eine Anfrage an eine der wichtigsten Kreditrating-Agenturen (VK) oder an das CheckSystems(www.checksystems.com) in den USA richten. (Auf diese Weise ist es möglich, im Voraus festzustellen, welche Schecks in Zukunft ohne Deckung zurückkommen werden - um schnell mit dem Kunden zu handeln und sogar allen anderen Gläubigern zuvorzukommen.
Motivierung des Kunden, sich auf eine feste Zahlungsmethode festzulegen
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich der Kunde bei automatischen Zahlungsmitteln viel weniger die Frage stellt: "Soll ich diesen Monat zahlen?" oder "Soll ich die Zahlung aufschieben?". Und wenn er in der Lage ist, pünktlich zu zahlen, wird er in der Regel nichts unternehmen, um die Zahlung aufzuschieben.
Im Durchschnitt aller Branchen zahlen etwa 90 % der Kunden mit Daueraufträgen von Banken und etwa 95 % der Kunden mit Daueraufträgen von Kreditkarten ihre Zahlungen pünktlich. Die konkrete Quote hängt von der Branche ab, in der das Unternehmen tätig ist, sowie von der Qualität der Beschaffungsprozesse des Kunden und der Qualität des Inkassos.
Wenn es die Marktlage zulässt, muss die Organisation daher darauf hinwirken, dass so viele Kunden wie möglich auf automatische Zahlungsmittel umgestellt werden, und manchmal ist es sinnvoll und sogar wünschenswert, dem Kunden einen Anreiz zu bieten, der sich zu einer Bankabbuchung oder einer Abbuchung per Debit- oder Kreditkarte bereit erklärt.
Empfohlener Kontrollbericht für Erhebungsquoten nach Zahlungsmitteln.
Die Einzugsquoten für die verschiedenen Zahlungsarten - nach der Anzahl der Kunden im Verhältnis zu ihrer Gesamtzahl und nach dem Betrag im Verhältnis zum Gesamtumsatz.