Cobro según las condiciones de crédito de los clientes que pagan mediante pago anticipado (cobro automatizado)
El cobro automatizado es el cobro mediante medios de pago predeterminados que el cliente facilitó en el momento de la transacción: órdenes bancarias permanentes, órdenes permanentes mediante tarjetas de débito/crédito y adeudos domiciliados.
A primera vista, parece que el cobro a tiempo por estos medios de pago es seguro y está garantizado, pero en la práctica no es así. Nos referiremos aquí al conjunto de actividades que el sistema de cobro debe realizar de forma regular para garantizar el cobro automatizado a tiempo, con referencias separadas a cada uno de estos grupos de medios de pago automatizados.
El diagrama 24 lo muestra esquemáticamente:
En algunos países, las empresas de tarjetas de crédito y los bancos informan por adelantado a la organización en soporte magnético de la cancelación de los medios de pago de sus clientes, a través de las empresas de compensación.
Cuando la Empresa tiene conocimiento de la cancelación del método de pago del cliente, debe ponerse inmediatamente en contacto con él y organizar un método de pago alternativo de acuerdo con la política de la organización. Se trata de una actividad de servicio que evita al cliente ponerse en contacto con la organización. Si el cliente se niega a proponer un método de pago alternativo, pueden iniciarse inmediatamente los procesos de cobro, sin esperar a la devolución del próximo pago previsto.
Una conversación útil para todos tras la cancelación de una tarjeta de crédito.
Un cliente pierde su cartera con la tarjeta de crédito dentro. Rápidamente canceló la tarjeta y decidió no renovarla y pedir a su sucursal bancaria que le emitiera una nueva (con otro número). Ahora tiene una gran carga: llamar a todas las partes de las que necesita servicios o productos y reorganizar las órdenes permanentes (por ejemplo, la compañía eléctrica, el ayuntamiento, la compañía de telefonía móvil, la compañía de telefonía fija, los proveedores de televisión, el proveedor de Internet ....).
En tal caso, si un representante de una de las empresas inicia el contacto (a raíz de la información que ha recibido de la empresa de crédito) y le pregunta por un nuevo método de pago, la llamada será de gran ayuda, le ahorrará esperas al teléfono y evitará que contraiga deudas en el futuro. Una llamada breve como ésta es mucho mejor en términos de retención de clientes que una larga llamada de consulta en el futuro sobre la deuda acumulada por la pérdida de una tarjeta de crédito. Además, el coste de convertir el medio de pago a la organización es insignificante comparado con el coste de cobro al cliente cuando contrae una deuda.
Si es así, el gestor de cobros debe controlar regularmente las cancelaciones de los métodos de pago fijos de sus clientes y comprobar el porcentaje de éxito de los contactos con los clientes para acordar nuevos métodos de pago. En caso de que se produzca un cambio sustancial en los datos, se debe llevar a cabo una investigación inmediata y encontrar la razón del cambio en el comportamiento de los clientes y adoptar las medidas adecuadas.
Informes recomendados para controlar las anulaciones y reordenaciones de los medios de pago automáticos.
1. La distribución de las anulaciones de medios de pago automáticos según el motivo de la anulación, a lo largo de un periodo fijo.
2. Proporción de clientes que acordaron nuevos métodos de pago de todas las cancelaciones mensuales, durante un periodo fijo.
En cuanto a los cheques sin fondos, es posible llevar a cabo actividades continuas para averiguar de antemano la validez de los cheques. Para ello, puede realizar una consulta a una de las principales agencias de calificación crediticia (Reino Unido) o consultar el CheckSystems(www.checksystems.com) en EE.UU.. (De este modo, será posible localizar de antemano los futuros cheques que volverán sin cobertura - para actuar rápidamente con el cliente, e incluso adelantarse a todos los demás acreedores.
Motivar al cliente para que se comprometa con un método de pago fijo
Nuestra experiencia es que, cuando los pagos se realizan por medios automáticos, el cliente se pregunta mucho menos "¿Debo pagar este mes?" o "¿Debo retrasar el pago?". Y normalmente, si puede pagar a tiempo, no actuará para retrasar el pago.
Por término medio, en todas las ramas del comercio, alrededor del 90% de los clientes con órdenes de domiciliación bancarias y alrededor del 95% de los clientes con órdenes de domiciliación de tarjetas de crédito abonan sus pagos a tiempo. El porcentaje concreto depende del sector en el que opere la organización, así como de la calidad de los procesos de compra del cliente y de la calidad del cobro.
Por lo tanto, cuando la situación del mercado lo permita, la organización debe actuar para transferir el mayor número posible de clientes a los medios de pago automáticos, y a veces es útil e incluso deseable ofrecer un incentivo al cliente que acepte comprometerse a una domiciliación bancaria o con tarjeta de débito o crédito.
Informe de control recomendado para los índices de recaudación por medios de pago.
Los porcentajes de cobro de los distintos medios de pago: en función del número de clientes sobre el total y en función del importe sobre el total de la facturación.