Recouvrement selon les conditions de crédit auprès des clients qui paient par anticipation (recouvrement automatisé)
L'encaissement automatisé est l'encaissement par des moyens de paiement prédéterminés que le client a fournis au moment de la transaction : ordres permanents bancaires, ordres permanents utilisant des cartes de débit/crédit et prélèvements automatiques.
À première vue, il semble que l'encaissement à temps par ces moyens de paiement soit certain et garanti, mais dans la pratique, ce n'est pas le cas. Nous nous référerons ici à l'ensemble des activités que le système d'encaissement doit effectuer régulièrement pour garantir l'encaissement automatisé en temps voulu, avec des références distinctes à chacun de ces groupes de méthodes de paiement automatisées.
Le diagramme 24 illustre cela de manière schématique :
Dans certains pays, les sociétés de cartes de crédit et les banques informent à l'avance l'organisation sur support magnétique de l'annulation des méthodes de paiement de leurs clients, par l'intermédiaire des sociétés de compensation.
Lorsque l'entreprise est informée de l'annulation du mode de paiement du client, elle doit immédiatement contacter le client et mettre en place un autre mode de paiement conformément à la politique de l'organisation. Il s'agit d'une activité de service qui évite au client de contacter l'organisation. Si le client refuse de proposer un autre mode de paiement, les procédures de recouvrement peuvent être lancées immédiatement, sans attendre le retour du paiement prévu.
Une conversation utile pour tous à la suite de l'annulation d'une carte de crédit.
Un client a perdu son portefeuille dans lequel se trouvait sa carte de crédit. Il a rapidement annulé la carte de crédit, puis a décidé de ne pas la renouveler et de demander à son agence bancaire de lui délivrer une nouvelle carte de crédit (avec un numéro différent). Il a maintenant une lourde tâche à accomplir : appeler toutes les parties auprès desquelles il a besoin de services/produits et réorganiser les ordres permanents (par exemple, la compagnie d'électricité, la mairie, l'opérateur de téléphonie mobile, l'opérateur de téléphonie fixe, les fournisseurs de télévision, le fournisseur d'accès à l'internet....).
Dans ce cas, si un représentant de l'une des sociétés prend contact avec le client (suite aux informations qu'il a reçues de la société de crédit) et lui demande une nouvelle méthode de paiement, l'appel sera utile, lui évitant d'attendre au téléphone et l'empêchant de s'endetter à l'avenir. Un appel bref comme celui-ci est bien plus efficace en termes de fidélisation de la clientèle qu'un long appel de demande de renseignements sur la dette accumulée à cause d'une carte de crédit perdue. En outre, le coût de la conversion des moyens de paiement en faveur de l'organisation est négligeable par rapport au coût du recouvrement auprès du client lorsqu'il s'endette.
Si tel est le cas, le responsable du recouvrement doit suivre régulièrement les annulations des modes de paiement fixes de ses clients et vérifier le taux de réussite des contacts avec les clients pour convenir de nouveaux modes de paiement. En cas de modification substantielle des données, une enquête immédiate doit être menée, la raison du changement de comportement du client doit être trouvée et des mesures appropriées doivent être prises.
Rapports recommandés pour contrôler les annulations et les réorganisations des méthodes de paiement automatique.
1. La répartition des annulations de moyens de paiement automatiques en fonction du motif de l'annulation, sur une période déterminée.
2. La proportion de clients qui ont adopté de nouvelles méthodes de paiement sur l'ensemble des annulations mensuelles, sur une période donnée.
En ce qui concerne les chèques sans provision, il est possible de mener des activités continues pour déterminer à l'avance la validité des chèques. À cette fin, vous pouvez vous adresser à l'une des principales agences d'évaluation du crédit (Royaume-Uni) ou au CheckSystems(www.checksystems.com) aux États-Unis. (Il sera ainsi possible de localiser à l'avance les futurs chèques qui reviendront sans couverture - pour agir rapidement avec le client, et même devancer tous les autres créanciers.
Motiver le client à s'engager dans un mode de paiement fixe
D'après notre expérience, lorsque les paiements sont effectués par des moyens de paiement automatiques, le client se pose beaucoup moins la question de savoir s'il doit payer ce mois-ci ou s'il doit retarder le paiement. Et généralement, s'il est en mesure de payer à temps, il n'agira pas pour retarder le paiement.
En moyenne, dans toutes les branches du commerce, environ 90 % des clients ayant des ordres permanents bancaires et environ 95 % des clients ayant des ordres permanents de cartes de crédit effectuent leurs paiements à temps. Le taux spécifique dépend du secteur dans lequel l'organisation opère ainsi que de la qualité des processus d'approvisionnement du client et de la qualité du recouvrement.
Par conséquent, lorsque la situation du marché le permet, l'organisation doit agir pour transférer le plus grand nombre possible de clients vers des moyens de paiement automatiques, et il est parfois utile et même souhaitable d'offrir une incitation au client qui accepte de s'engager dans une domiciliation bancaire ou une domiciliation de carte de débit ou de crédit.
Rapport de contrôle recommandé pour les taux de recouvrement par moyen de paiement.
Les taux d'encaissement pour les différents modes de paiement - en fonction du nombre de clients sur leur nombre total et en fonction du montant sur le chiffre d'affaires total.