Der Kontokorrentkredit ist eine Zahlungsmethode ohne Sicherheiten oder im Voraus genehmigte Zahlungsmittel, die vereinbarten Werbespots oder vereinbarten Zahlungsbedingungen unterliegt. Es handelt sich um einen Kredit, der am Ende einer vereinbarten Zahlungsfrist (den Zahlungsbedingungen) zurückzuzahlen ist, während der Kunde kein Zahlungsmittel im Voraus bereitstellt.
Ein Kunde, der in den Genuss eines offenen Kredits kommt, hat es möglicherweise nicht eilig, den Kredit pünktlich zurückzuzahlen, mit Ausnahme von Unternehmen und Institutionen, die mit einem Budget arbeiten, das nicht von einer verspäteten Zahlung profitiert, und von Kunden mit einer hohen Zahlungsmoral, die sich auf die rechtzeitige Rückzahlung konzentrieren, um ihren Ruf oder strenge interne Regeln zu wahren.
Der Anteil der Kunden, die nicht pünktlich zahlen, wird auf durchschnittlich 15 % bis 30 % geschätzt, wobei die Spanne von Faktoren wie der Branche, in der der Kunde tätig ist, der Art des Produkts und/oder der Dienstleistung (bei einer kontinuierlichen Dienstleistung, bei der der Kunde von der Organisation abhängt, ist die Inkassoquote höher), der Wettbewerbsfähigkeit des Produkts und/oder der Dienstleistung (bei einem Monopol ist die Durchsetzungsfähigkeit höher, sofern die Regulierungsbehörde nicht eingreift), der Qualität des Produkts und/oder der Dienstleistung sowie der Effizienz des Inkassosystems der Organisation abhängt.
Wenn dies der Fall ist, muss das Unternehmen, das seinen Kunden einen offenen Kredit gewährt, eine proaktive Politik zur Verhinderung von Zahlungsrückständen verfolgen und den Kunden zur freiwilligen Zahlung gemäß den Kreditbedingungen anhalten. Man kann zwischen zwei Gruppen von Kunden unterscheiden:
Kunden mit offenen Krediten, die ohne Inkassobemühungen pünktlich zahlen.
Von dem Moment an, in dem wir diese glückliche Kundenpopulation identifiziert haben, möchten wir sie bewahren und im Laufe der Zeit ihre Preise von allen Kunden sowie die Identität der Individuen, aus denen sie besteht, und die Veränderungen, die in der Gruppe selbst stattfinden, verfolgen.
Kunden mit offenen Krediten, die nach präventiven Inkassomaßnahmen pünktlich zahlen
Die Verhinderung der Entstehung von Zahlungsrückständen ist ein Prozess, den die Organisation bewusst mit dem Einverständnis und dem Wissen, dass die Schulden der Organisation rechtmäßig geschuldet werden, durchführt.
Leider stellt die Definition des Berufsbildes "Inkasso von überfälligen Forderungen" uns vor die "Erbsünde" der Inkassowelt: die Verlagerung der Hauptressourcen und der Aufmerksamkeit auf das Inkasso von nicht fristgerecht bezahlten Forderungen, während die Möglichkeit, neue überfällige Forderungen zu verhindern, manchmal völlig ignoriert wird.
Es ist eine Tatsache, dass die Frage der neuen überfälligen Forderungen oft nicht gesondert veranschlagt wird und nicht im Zielsystem des Inkasso-Managers definiert ist. Wie sieht das aus? Als ob wir so sehr damit beschäftigt sind, die Badewanne mit einem Eimer zu leeren, dass wir vergessen, den Wasserhahn zu schließen, der die Badewanne füllt...
Wir sind der Meinung, dass die Inkassoabteilung tätig werden sollte, um die Entstehung überfälliger Forderungen zu verhindern, noch bevor der Kunde beschlossen hat, nicht rechtzeitig zu zahlen, oder bevor andere Gründe für den Zahlungsverzug erkennbar werden, wie z. B. der Nichterhalt der Rechnung. Solche Maßnahmen sind besonders wichtig für Unternehmen, die allen oder einem Teil ihrer Kunden einen offenen Kredit gewähren und feststellen, dass sich viele dieser Kunden im Laufe der Zeit daran gewöhnen, nicht zum vereinbarten Zeitpunkt gemäß den Kreditbedingungen zu zahlen, auch wenn es sich nicht um einen Handelsstreit oder einen anderen Grund handelt.
Im Kapitel über die Kundenakquise (Kapitel 3) haben wir eine Reihe praktischer Schritte beschrieben, die das Unternehmen von Beginn der Kundenbetreuung an ergreifen sollte, um die Entstehung von Schulden zu verhindern, wie z. B. die korrekte Registrierung der Kundendaten, die Überprüfung der Übereinstimmung zwischen Kundenauftrag und Rechnung usw.
Es ist möglich, sie zu verschärfen und zusätzliche Kontrollen vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung an den Kunden durchzuführen - eine Phase, die wir als "Vorinkasso-Phase" bezeichnen - mit besonderem Augenmerk auf Kunden, deren Transaktionsvolumen im Verhältnis zur übrigen Tätigkeit der Organisation groß ist (z. B. jede Transaktion über 50.000 £). Im Rahmen des "Vorinkassos" können wir mehrere Maßnahmen durchführen, die im Vergleich zu den Kosten und Anstrengungen, die für die Einziehung der rückständigen Forderungen erforderlich sind, relativ kostengünstig sind:
- Telefonische Überprüfung der Adresse des Kunden und der für die Zahlung zuständigen Person am Ort des Kunden;
- Bestätigung der fristgerechten Zustellung der Rechnung in einem "Full Kit" aus Sicht des Kunden, zusammen mit einer Kopie eines Lieferscheins oder einer unterzeichneten Bestellung, alles gemäß der Vereinbarung mit dem Kunden;
- Überprüfung der Kompatibilität zwischen der Rechnung und der Bestellung in Bezug auf den Preis und die mit dem Kunden vereinbarte Menge;
- Prüfung, ob die Rechnung von der autorisierten Partei beim Kunden zur Zahlung freigegeben wurde (bei aktuellen Zahlungsbedingungen + 30 oder 60 Tage und mehr können Sie dies lange vor dem Zahlungsdatum der Rechnung prüfen).
Ein empfohlener Bericht zur Kontrolle des Anteils der Kunden, die pünktlich zahlen, im Vergleich zu den Zielvorgaben:
1. Verfolgung des Anteils der Kunden (in Anzahl und Geldbeträgen), die pünktlich zahlen, an der Gesamtzahl der in diesem Monat belasteten Kunden - während der letzten 12 Monate - und Vergleich dieser numerischen Daten mit den Zielen der Inkassoabteilung.
2. Die Nichteinhaltung des Ziels erfordert sofortige Aufmerksamkeit und Korrekturmaßnahmen. Wir können die Gruppe der Kunden, die nicht entsprechend der Vereinbarung zahlen, auch nach Kundentyp, Verkäufer, Zahlungsmethode, geografischem Standort, Art der Ausrüstung und Dienstleistung und Tätigkeitsbereich segmentieren - und die Daten im Laufe der Zeit verfolgen.
Wir werden das Thema anhand eines Beispiels veranschaulichen, bei dem es um ein Unternehmen geht, das von der reinen "Brandbekämpfung" - d. h. nur der Eintreibung überfälliger Forderungen - zu einer proaktiven Politik zur Vermeidung solcher Forderungen übergegangen ist:
Von der "Brandbekämpfung" zur Verhinderung von Zahlungsausfällen
Daten: Umsatz des Unternehmens: ca. 70 Mio. £; Hunderte von Kunden; Hunderte von Rechnungen; übliche Kreditlaufzeiten: 60 bis 120 Tage.
Ausgangssituation: Außenstände zu Beginn der Maßnahme: etwa 3,5 % des Jahresumsatzes; Außenstände am Ende des Rationalisierungsprozesses: 0,7 % des Jahresumsatzes.
Die Folgen laut CEO und CFO der Organisation: Etwa 40 % der Kunden zahlten nicht gemäß den Kreditbedingungen, und die Zahlungsrückstände schadeten dem Cashflow; führten zu Spannungen mit den Kunden der Organisation; verursachten organisationsinterne Spannungen mit den Abteilungen, die Dienstleistungen erbringen und Produkte an Kunden verkaufen; verursachten hohe Kosten für das Inkasso (Personal, Telefon, Briefe, Besuche, großes Engagement des CEO und des VP of Finance sowie der Abteilungen); erhöhten das Potenzial für Kredite und uneinbringliche Forderungen.
All dies brachte den CEO der Organisation und den Vizepräsidenten für Finanzen zu der Einsicht, dass es notwendig war, die Inkassomethode zu ändern und zu einer Präventionsmethode überzugehen: sich um die Schulden zu kümmern, bevor sie entstehen.
Beschreibung des Prozesses zur Rationalisierung des Inkassos, der sich an die Zielgruppe richtet - die 40 % der Kunden, die ihre Zahlungen nicht fristgerecht zurückgezahlt haben:
Erstellung und Zustellung einer Rechnung an den Kunden auf dem Postweg.
Nach etwa 30 Tagen wird der Kunde angerufen und gebeten, zu bestätigen, dass er die Rechnung erhalten hat und dass die Angaben klar sind und er mit der Zahlung gemäß den mit dem Unternehmen vereinbarten Kreditbedingungen einverstanden ist.
Bereits in dieser frühen Phase treten Probleme auf, die sofortige Aufmerksamkeit und Lösungen erfordern:
Der Kunde behauptet, er habe keine Rechnung erhalten - das Unternehmen schickt dem Kunden sofort eine zweite Rechnung, prüft deren Eingang und erstellt in zwei Wochen einen Erinnerungsanruf, um sicherzustellen, dass die Rechnung genehmigt und fristgerecht zur Zahlung weitergeleitet wurde.
Der Kunde beanstandet, dass die Preise auf der Rechnung nicht wie vereinbart sind - die Rechnung wird an die Fachleute weitergeleitet, bei denen das Produkt oder die Dienstleistung bestellt wurde, und diese schließen die Abrechnung mit dem Kunden ab. Das Inkassopersonal erhält ein internes Update und ruft zwei Wochen später erneut an, um sich zu vergewissern, dass die Rechnung genehmigt und fristgerecht zur Zahlung weitergeleitet wurde.
Weitere Forderungen wie "Der Buchhalter ist im Ausland", "Ich habe keine Scheckbücher mehr", "Ich bin gerade beschäftigt, rufen Sie später an" und andere werden beantwortet und bearbeitet, bis die Forderung vertragsgemäß beglichen ist.
Die Probleme in diesem Prozess: Einige der Kunden sind nicht damit zufrieden, dass sie vor dem vereinbarten Zahlungstermin angerufen werden. Die Angelegenheit wird durch ein höfliches Gespräch mit dem Kunden und die Zusage gelöst, dass er nicht mehr kontaktiert wird, wenn er pünktlich zahlt. Eine problematische Gruppe sind die Kunden, die ursprünglich pünktlich gezahlt haben, später aber in die Liste der säumigen Zahler "eingeflossen" sind: Das sind etwa 10 % der Gruppe, die pünktlich zahlt, und manchmal fallen sie "durch die Maschen". Die Lösung besteht darin, die Gruppe derjenigen, die pünktlich zahlen, im Laufe der Zeit genau zu beobachten.
Der Beitrag des CEO zum Prozess der Kollektionsoptimierung: Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass ohne die Beteiligung des Geschäftsführers die Vorteile des Prozesses nur teilweise zum Tragen kämen. Der CEO kümmert sich persönlich um die außergewöhnlichen Kunden und erleichtert den "Abschluss", der es dem Kunden ermöglicht, die Rechnung zu genehmigen und sie zur Zahlung zu überweisen. Der CEO unterstreicht sowohl nach außen als auch nach innen die große Bedeutung, die er dem Prozess beimisst. So hält er beispielsweise einmal pro Woche in seinem Büro eine Inkassositzung ab, an der alle an der Organisation Beteiligten teilnehmen und in der alle ungewöhnlichen Probleme, die in der vergangenen Woche aufgetreten sind, zur Sprache kommen - und er sorgt dafür, dass die Sitzung auch bei einem vollen Terminkalender voller anderer Themen zeitlich eingehalten wird.
Die Vorteile des Optimierungsprozesses: Steigerung des Inkassos; Verringerung der überfälligen Forderungen (von 3,5 % auf 0,7 % des Jahresumsatzes der Organisation); Verbesserung des Cashflows; erhebliche Einsparungen bei den Inkassokosten (Personal und sonstige Verwaltungskosten); Verbesserung der Beziehungen zu den Endkunden; Verbesserung der Beziehungen zwischen den mit dem Inkasso befassten Organisationseinheiten; Verringerung der Zahl der Kunden, die an die Rechtsabteilung übergeben werden; Verringerung des Kundenkreditvolumens; Verringerung der Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen und der Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen.
Weiter: Einzug gemäß den Kreditbedingungen von Kunden, die per Vorkasse zahlen (automatisierter Einzug)